Recherche de contenu dans SharePoint, Teams et OneDrive

Utilisez la barre latérale harmon.ie pour rechercher des emplacements, des documents et des e-mails enregistrés dans SharePoint, Teams ou OneDrive, à l’aide d’une ou plusieurs des méthodes suivantes :

• Accéder aux emplacements SharePoint, Teams et OneDrive.
• Navigation directe vers un lien SharePoint.
• Utilisez l’historique de navigation pour aller rapidement d’un emplacement consulté à un autre.
• Accéder à un emplacement favori.
• Afficher les documents et emplacements récents.
• Rechercher du contenu dans SharePoint, Teams ou OneDrive.
• Sélectionner une vue SharePoint ou harmon.ie pour afficher les documents associés.
• Afficher votre OneDrive, y compris les documents Partagés avec moi.
• Filtrez la liste des documents par balises.
• Filtrer la liste des documents par colonnes.
• Trier les documents SharePoint par colonne, dans l’ordre croissant ou décroissant.
• Afficher les éléments récemment mis à jour/tous les éléments.
• Actualiser la liste pour afficher les modifications effectuées sur le serveur SharePoint.

Pour afficher les éléments récemment mis à jour/tous les éléments :

• Par défaut, harmon.ie affiche les éléments les plus récemment mis à jour.
• Si une vue est sélectionnée avec les paramètres Grouper par, les groupes contenant les éléments les plus récemment mis à jour sont récupérés.
• Vous pouvez demander à harmon.ie d’afficher tous les éléments, ou d’afficher plus d’éléments.
• Cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée, et le nombre d’éléments qui sont récupérés en même temps peut être configuré.

Pour afficher les éléments récemment mis à jour :

Dans le volet du statut en bas, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Éléments récents.

Remarques :

• Par défaut, harmon.ie affiche la vue Limite d’éléments si tel est défini. Sinon, les 400 éléments les plus récemment mis à jour sont affichés. Ce chiffre peut être configuré.
• La liste déroulante est uniquement activée si le nombre d’éléments dans la bibliothèque dépasse le nombre configuré. Sinon, tous les éléments sont affichés.

Pour afficher d’autres éléments récents :

Cliquez sur le bouton Afficher davantage dans le volet du statut en bas.

Remarques :

• Les éléments nouvellement ajoutés sont surlignés en jaune.
• Le bouton Afficher davantage est actif tant qu’il reste des éléments à récupérer.
• Si une vue est sélectionnée avec les paramètres Grouper par, les éléments nouvellement récupérés dans un groupe ouvert sont mis en surbrillance. Si un nouveau groupe est récupéré, ou que le groupe est fermé, et contient désormais de nouveaux éléments, le groupe lui-même est mis en surbrillance.

Pour afficher tous les éléments :

Dans le volet du statut en bas, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Tous les éléments.

Remarque : la liste déroulante est uniquement activée si le nombre d’éléments dans la bibliothèque dépasse le nombre configuré. Sinon, tous les éléments sont affichés.

Pour accéder à un lien SharePoint :

Pour ouvrir un emplacement ou un document SharePoint dont vous avez l’URL :

Dans un e-mail :

1. Faites un clic droit sur le lien ou sur le bouton Ouvrir (dans les messages vous informant qu’un document a été partagé avec vous) et sélectionnez Ouvrir dans harmon.ie.
2. Si l’URL contient un emplacement SharePoint, harmon.ie accède à cet emplacement. Si l’URL contient un document, harmon.ie navigue jusqu’à l’emplacement SharePoint et met le document en surbrillance, pour vous. Si le site SharePoint n’est pas encore enregistré, harmon.ie vous suggère de l’ajouter à votre liste de sites enregistrés. Lorsque le site SharePoint est enregistré, harmon.ie accède à l’emplacement SharePoint et met le document en surbrillance.

– ou —

Dans toute application :

1. Copiez l’URL dans le presse-papiers.
2. Ouvrez l’onglet Emplacements.
3. Appuyez sur Ctrl+F ou cliquez sur l’icône Rechercher () dans l’omnibox de navigation/recherche. Vous pouvez également cliquer sur un espace vide dans l’omnibox.
4. Saisissez ou collez l’URL complète de l’emplacement ou du document SharePoint dans le sélectionneur d’emplacement et appuyez sur Entrée.

   

5. Si l’URL contient un emplacement SharePoint, harmon.ie accède à cet emplacement. Si l’URL contient un document, harmon.ie navigue jusqu’à l’emplacement SharePoint et met le document en surbrillance, pour vous. Si le site SharePoint n’est pas encore enregistré, harmon.ie vous suggère de l’ajouter à votre liste de sites enregistrés. Lorsque le site SharePoint est enregistré, harmon.ie accède à l’emplacement SharePoint et met le document en surbrillance.

Pour filtrer les documents par balises :

Cette fonctionnalité s’applique aux versions 2010 et ultérieures.

Cette option est uniquement disponible si la bibliothèque a été configurée pour inclure les colonnes Mots-clés de l’entreprise ou Métadonnées gérées (voir Présentation des métadonnées gérées dans SharePoint).

1. Cliquez sur l’icône Filtrer par balises () dans la barre latérale et commencez par saisir un terme dans la barre Filtre des balises. Tous les termes qui commencent par les caractères que vous saisissez sont affichés, que ce soit les termes gérés ou les mots-clés de l’entreprise. L’ensemble de termes dans lequel le terme existe apparaît entre parenthèses.

   

2. Sélectionnez un terme dans la liste suggérée.
3. Sélectionnez l’icône Appliquer le filtre ().
4. Les documents correspondants sont affichés dans le panneau latéral. Le volet de statut en bas indique le terme filtré, et le nombre de documents correspondant à ce terme.

Pour fermer le filtre et afficher tous les documents, cliquez sur l’icône Fermer le filtre ().

Conseil : Vous pouvez ajouter une liste filtrée à vos favoris, ou enregistrer en tant que vue personnelle dans la bibliothèque de documents actuelle pour y accéder plus facilement.

Pour filtrer la liste des documents par colonnes :

Cette option est disponible pour les types de colonnes suivantes : Mots-clés de l’entreprise, Métadonnées gérées, Choix, Chercher, Oui/Non, Une seule ligne de texte, Personne ou groupe, Date et heure, Type de fichier, et Taille de fichier.

1. Faites un clic droit sur l’en-tête de colonne d’un des types mentionnés ci-dessus et sélectionnez Filtrer <nom de colonne> ().
2. Sélectionnez la/les valeur(s) avec lesquelles vous souhaitez filtrer la colonne et cliquez sur OK.
   harmon.ie filtre la liste actuelle pour qu’elle affiche uniquement les éléments qui comprennent les valeurs sélectionnées. Le volet de statut affiche x éléments sur y filtrés.

Remarques :

• Vous pouvez filtrer la liste en fonction de plusieurs colonnes et trier n’importe quelle colonne.
• L’icône située à côté d’un nom de colonne filtrée indique si elle est filtrée (), filtrée et triée par ordre croissant (), ou filtrée et triée par ordre décroissant ().

Conseil : Vous pouvez enregistrer une liste filtrée en tant que vue personnelle dans la bibliothèque de documents actuelle pour y accéder plus facilement.

Pour effacer une colonne filtrée :

Faites un clic droit sur l’en-tête de la colonne filtrée et sélectionnez Effacer le filtre ().

Pour réinitialiser toutes les colonnes sur leur statut d’origine :

Faites un clic droit sur n’importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Réinitialiser tous les filtres (). Toutes les colonnes filtrées seront effacées.

Pour trier :

Triez la liste des éléments SharePoint dans l’emplacement actuel selon n’importe quel en-tête de colonne visible, comme Nom, Modifié par, ou Notation, en suivant l’une des méthodes ci-dessous :

• Cliquez sur un en-tête de colonne pour la trier dans l’ordre croissant. Cliquer sur un en-tête de colonne déjà triée inverse l’ordre de tri.
• Faites un clic droit sur n’importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Trier par ordre croissant () ou Trier par ordre décroissant (). Veuillez noter qu’il est possible de trier une colonne filtrée.
• Sélectionnez Trier par dans le menu contextuel de la liste des documents quand aucun élément SharePoint n’est sélectionné puis sélectionnez le nom de la colonne.

Conseil : Vous pouvez enregistrer une liste triée en tant que vue personnelle pour y accéder plus facilement.

Pour actualiser la liste des documents :

• Cliquez sur l’icône Actualiser () de la liste de documents afin de recharger la liste des documents et pour afficher les modifications effectuées sur l’emplacement SharePoint et sur ses paramètres de serveur.
• Cliquez sur l’icône Actualiser () de la vue Tous les emplacements pour actualiser la liste des sites SharePoint qui vous sont provisionnés par votre administrateur.
• Vous pouvez également actualiser la liste de documents avec le raccourci clavier F5.