harmon.ie Classic Enregistrement de pièces jointes dans SharePoint, Teams et OneDrive
harmon.ie Classic vous permet d’enregistrer facilement les pièces jointes des messages électroniques entrants et sortants vers SharePoint, Teams ou OneDrive. Les pièces jointes enregistrées dans SharePoint ou Teams sont instantanément partagées avec tous les autres utilisateurs de SharePoint/Teams (pour plus d’informations, lire la disponibilité des pièces jointes). Cette fonctionnalité vous permet de collaborer avec vos collègues sur des documents et d’économiser de l’espace de stockage sur le serveur de messagerie.
Pour enregistrer les pièces jointes d’un message entrant dans SharePoint, Teams ou OneDrive :
Suivez l’une de ces méthodes :
- Faites glisser la pièce jointe du corps d’un message électronique ou du volet de prévisualisation vers la barre latérale d’harmon.ie, pour la télécharger vers l’emplacement ouvert.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe et sélectionnez Enregistrer les pièces jointes dans Microsoft 365. La boîte de dialogue Enregistrer vers Microsoft 365 s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement.
L’élément de menu contextuel Enregistrer dans les pièces jointes SharePoint n’est pas disponible pour les messages au format RTF.
- Sélectionnez ou ouvrez le message, puis cliquez sur le bouton Enregistrer les pièces jointes (
) du ruban harmon.ie. La boîte de dialogue Enregistrer dans SharePoint s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement. - Configurez harmon.ie pour qu’il télécharge automatiquement les pièces jointes à SharePoint en utilisant les règles Outlook ou les dossiers de dépôt connectés à vos favoris harmon.ie.
- Le processus de téléchargement peut être contrôlé et arrêté.
Pour enregistrer les pièces jointes d’un e-mail sortant dans SharePoint :
- Envoyer un message électronique contenant des pièces jointes.
- Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer dans Microsoft 365 s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement.
Pour savoir comment désactiver cette invite, lisez Configuration des options de messagerie. - Si vous téléchargez les pièces jointes vers un emplacement dont les propriétés sont obligatoires, un message vous demande si vous souhaitez envoyer le message avant de remplir les propriétés requises. Si vous cliquez sur Non, la fenêtre des propriétés s’ouvre et le message n’est pas envoyé. Remplissez les propriétés requises, puis envoyez à nouveau le message.
Pour renommer les pièces jointes d’un message électronique sortant :
- Créez votre message électronique et joignez les fichiers nécessaires.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer les pièces jointes dans le ruban harmon.ie. La boîte de dialogue Enregistrer dans Microsoft 365 s’ouvre.
- Sélectionnez la pièce jointe que vous souhaitez renommer et effectuez l’une des actions suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe et sélectionnez Renommer.
- Double-cliquez sur la pièce jointe.
- Appuyez sur la touche F2 de votre clavier.
- Saisissez le nouveau nom de la pièce jointe.
- Cliquez sur OK. La pièce jointe est enregistrée sous le nouveau nom.
Pour télécharger automatiquement les pièces jointes d’un courriel à l’aide des règles Outlook :
Vous pouvez utiliser les favoris harmon.ie pour connecter un dossier Outlook à un emplacement SharePoint favori. Les messages électroniques contenant une seule pièce jointe d’un type préconfiguré enregistrée dans ce dossier – soit manuellement, soit avec une règle Outlook – sont automatiquement téléchargés vers l’emplacement SharePoint associé. L’objet du message est analysé et les informations qu’il contient sont enregistrées en tant que champs de métadonnées de la pièce jointe enregistrée.
Notez que cette fonction doit être activée et configurée par votre administrateur.
Pour télécharger automatiquement les pièces jointes des courriels vers SharePoint, suivez les instructions de la section Télécharger automatiquement des courriels à l’aide des règles Outlook.
Disponibilité des pièces jointes :
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Remplacer les pièces jointes par des liens SharePoint, vous devez vérifier que
- Les destinataires du courriel ont accès au site SharePoint où les pièces jointes sont téléchargées. S’ils ne peuvent pas accéder au site SharePoint, Outlook vous en informera lors de l’envoi du courriel.
- Si vous téléchargez la pièce jointe dans une bibliothèque de documents qui nécessite une extraction, le document sera indisponible jusqu’à ce qu’il soit extrait. harmon.ie peut vous demander d’extraire les pièces jointes. Pour en savoir plus, lisez Télécharger des documents dans SharePoint.
