Travailler avec des documents

Apprenez à travailler avec la liste de documents dans harmon.ie :

• Créer des nouveaux documents, éléments et dossiers.
• Supprimer un document ou un dossier.
• Renommer un document.
• Déplacer ou copier des documents.
• Ajouter en pièce jointe.
• Afficher et modifier des documents.
• Ouvrir un document dans le navigateur.
• Partager des documents.
• Définir ou effacer des étiquettes de rétention.
• Afficher et modifier les propriétés des documents.
• Utiliser des bibliothèques versionnées : archiver, extraire, annuler l’extraction, historique des versions, publier une version majeure, ajouter une nouvelle version, restaurer une ancienne version.
• Télécharger des documents depuis SharePoint.
• Télécharger des documents vers SharePoint.
• Suivre les modifications dans les emplacements SharePoint.
• Travailler avec des documents hors ligne.
• Approuver et rejeter des documents.

Remarque : Certaines opérations peuvent être effectuées en même temps sur plusieurs documents.

Pour supprimer un dossier ou un document :

Pour supprimer un document ou un dossier sélectionné dans SharePoint, Teams ou OneDrive, faites un clic droit sur l’élément et sélectionnez Supprimer, ou utilisez le raccourci clavier Supprimer. Si vous supprimez un dossier, tout son contenu est supprimé. Les éléments supprimés sont déplacés vers la corbeille du site SharePoint. Vous pouvez restaurer les éléments supprimés de la corbeille qui est disponible sur l’interface Web de SharePoint.

Remarque : les bibliothèques de sites et de documents ne peuvent pas être supprimées d’harmon.ie.

Pour renommer un document :

Pour renommer un document, faites un clic droit sur le document et sélectionnez Renommer, puis tapez le nouveau nom et cliquez sur OK.

Remarque : si la bibliothèque de documents a une prise en charge de version, il vous sera demandé d’extraire le document afin de le renommer. Puis archivez-le à nouveau.

Pour l’ouvrir dans un navigateur :

Faites un clic droit de la souris sur un sous-site, une bibliothèque de documents, un dossier ou un document, puis sélectionnez Ouvrir dans un navigateur pour ouvrir l’élément SharePoint dans un navigateur web.

L’opération Ouvrir dans un navigateur est également disponible dans le menu contextuel des barres de navigation qui se trouvent dans l’omnibox Navigation et recherche au-dessus de la liste de documents. Cliquer à droite dans l’élément le plus à droite des barres de navigation est la manière la plus simple d’ouvrir l’emplacement actuel dans le navigateur.

Pour définir ou effacer les étiquettes de rétention :

Cette fonctionnalité est disponible si un administrateur a défini des étiquettes de rétention dans l’emplacement SharePoint.

Pour définir des étiquettes de rétention :

1. Faites un clic droit sur le(s) dossier(s) et/ou document(s) et sélectionnez Appliquer l’étiquette de rétention.
2. Sélectionnez l’étiquette que vous souhaitez définir.

Remarques et limites :

• Lorsque l’étiquette de rétention est un enregistrement, l’icône d’enregistrement () recouvre l’icône Type.
• Vous ne pouvez pas modifier l’étiquette de rétention des documents déclarés en tant qu’enregistrement.

Pour supprimer une étiquette de rétention :

1. Faites un clic droit sur un dossier ou un ou plusieurs documents, et sélectionnez Appliquer l’étiquette de rétention.
2. Sélectionnez Aucun.

Pour afficher l’étiquette de rétention définie :

Faites un clic droit sur un dossier ou un ou plusieurs documents, et sélectionnez Appliquer l’étiquette de rétention. Une coche située à côté d’une étiquette indique qu’il s’agit de l’étiquette définie. En l’absence de coche, aucune étiquette de rétention n’est définie.

– ou —

Faites un clic droit sur un dossier ou un ou plusieurs documents et sélectionnez Voir les propriétés. L’étiquette de rétention est écrite sous le nom du document.

Opérations du Presse-papiers

Vous pouvez utiliser les opérations de Presse-papiers standard (Couper, Copier, et Coller) pour déplacer et copier les documents entre différents emplacements sur SharePoint, Outlook, et votre ordinateur. Ces opérations sont disponibles depuis le menu contextuel du document du panneau latéral.

Utilisez le menu de commande Copier pour :

• Copier le document lui-même.
• Copier un lien sur le document. Cette option ajoute au nom du document un lien hypertexte vers son emplacement sur le Presse-papiers.
• Copier un Lien (ID de document) sur le document. Cette option ajoute au nom du document un lien hypertexte vers son ID de document sur le Presse-papiers. Cette option est disponible si la bibliothèque contient une propriété ID de document.
• Copier l’adresse du document. Cette option place l’URL du document sur le Presse-papiers. La commande Copier l’adresse est également disponible pour les sous-sites, les bibliothèques, et les dossiers et dans le menu contextuel des barres de navigation dans la barre de statut du panneau latéral.

Remarque : le raccourci clavier Ctrl+C fonctionne de la même façon que le glisser-déposer des fichiers depuis le panneau latéral. Par défaut, un lien de document est copié lorsque vous sélectionnez Ctrl+C. Utilisez harmon.ie pour modifier l’action par défaut lors de la copie de documents SharePoint avec Ctrl+C.

Utilisez la commande Couper pour déplacer les documents dans le panneau latéral harmon.ie :

Remarques :

• Lorsque vous collez-copiez vers Outlook ou vers votre ordinateur, la commande se comporte comme la commande Copier.
• Lorsque vous utilisez la commande Couper et que vous copiez le document vers une autre site SharePoint, les méta-informations du document, notamment ses propriétés, flux de travail, statut d’approbation, historique de version et type de contenu, sont perdues.
• Lorsque vous utilisez la commande Couper et que vous collez le document dans une autre bibliothèque de documents, les méta-informations du document sont enregistrées. Veuillez noter cependant que toutes les propriétés sont copiées uniquement si le type de contenu du document existe dans l’emplacement de destination. Dans le cas contraire, le type de contenu par défaut est attribué au document et les propriétés communes sont copiées.

Pour approuver ou rejeter des documents :

1. Si des versions principales et secondaires sont suivies dans une bibliothèque de documents qui nécessite une approbation de contenu, vous devez publier le document au préalable.
2. Faites un clic droit sur le document et sélectionnez Approuver/Rejeter.
3. Marquez le document comme Approuvé, Rejeté, ou En attente. Saisissez éventuellement un commentaire expliquant pourquoi le document a été approuvé ou rejeté.
4. Cliquez sur OK.