Joindre des documents SharePoint, Teams et OneDrive à des messages électroniques

• Vous pouvez joindre des documents et des liens vers des documents/éléments/bibliothèques de documents/sites à des messages électroniques. La création d’un lien au lieu d’une copie d’un document vous permet de gérer efficacement les révisions de documents et d’économiser de l’espace de stockage sur votre serveur de messagerie.
• Vous pouvez configurer la façon dont harmon.ie ouvre les liens Office – sur le bureau ou dans l’application web.
• Les liens SharePoint comprennent normalement le chemin d’accès complet au document et le nom du document. Si l’emplacement ou le nom du document est modifié, le lien devient inaccessible. harmon.ie peut être configuré pour générer des liens persistants vers des documents SharePoint à l’aide d’identifiants de documents. Cela permet à l’URL de fonctionner même si le document a été déplacé vers un autre emplacement ou renommé.
• Les liens vers les documents SharePoint ne sont disponibles que pour les destinataires qui ont accès à la bibliothèque SharePoint et qui disposent d’autorisations suffisantes pour afficher le document. Lorsque vous envoyez un courriel, Outlook vous informe si les destinataires n’ont pas accès à un lien que vous envoyez.

Pour joindre un élément SharePoint, Teams ou OneDrive à un message électronique :

Sélectionnez l’une de ces méthodes :

• Faites glisser un ou plusieurs documents/éléments/bibliothèques de documents/sites vers un message électronique sortant pour le joindre. Par défaut, un lien est créé lorsque vous faites glisser un fichier Microsoft 365 depuis la barre latérale.
  Pour joindre un document au lieu d’un lien, maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant glisser le document depuis la barre latérale.
  
  Vous pouvez modifier l’action de glisser-déposer par défaut dans les options de l’application.
• Faites glisser un ou plusieurs documents/éléments/bibliothèques de documents/sites SharePoint, Teams ou OneDrive vers n’importe quel endroit dans Outlook. Un nouveau message électronique est créé avec des liens vers les éléments sélectionnés.
• Sélectionnez un ou plusieurs éléments SharePoint, Teams ou OneDrive. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’une des commandes Copier. Collez le document, le lien ou l’adresse dans le corps du message.
  Utilisez le menu de la commande Copier pour :
  • Copier le fichier du document. Cette option n’est disponible que pour les documents.
  • Copier un lien vers l’élément SharePoint, Teams ou OneDrive. Cela place le nom de l’élément avec un lien hypertexte vers son emplacement dans le Presse-papiers.
  • Copier un lien (ID du document) vers l’élément. Cette option place le nom de l’élément avec un lien hypertexte vers son ID de document dans le presse-papiers. Cette option est disponible si la bibliothèque contient une propriété Document ID.
  • Copier l’adresse de l’élément. Cette option place l’URL de l’élément dans le presse-papiers.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le(s) document(s) que vous souhaitez joindre et sélectionnez Ajouter en pièce jointe. Cette opération permet de joindre le(s) document(s) à l’e-mail que vous êtes en train de rédiger.

Vous pouvez faire glisser des documents SharePoint, Teams ou OneDrive vers ces zones d’Outlook :

• dans le corps d’un message électronique sortant, pour créer une pièce jointe, ou dans votre boîte de réception, pour créer un nouveau message électronique avec des liens vers les documents.
• La description d’un rendez-vous, d’une réunion ou d’un événement, pour créer un lien vers le document.
• La zone de description d’une tâche, pour créer un lien vers le document.
• La zone de notes d’un contact, pour créer un lien vers le document.
• L’application Notes pour créer une nouvelle note contenant les titres des documents.

Pour joindre un lien vers une ancienne version d’un document SharePoint à un message électronique :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Historique des versions.
• Localisez la version que vous souhaitez joindre et cliquez sur l’icône Copier le lien () à côté.
• Collez le lien dans un message électronique sortant.