Enregistrement des messages électroniques dans SharePoint, Teams et OneDrive

Avec harmon.ie Classic, vous pouvez glisser-déposer un courriel ou une pièce jointe vers SharePoint, Teams ou OneDrive pour l’y enregistrer facilement. harmon.ie associe les en-têtes de vos courriels (À, De, Objet, etc.) aux colonnes de SharePoint afin que vous puissiez facilement retrouver les courriels plus tard à l’aide d’une recherche et de filtres intelligents.
L’enregistrement des courriels et des documents de projet dans SharePoint ou Teams centralise toutes les communications et les ressources, ce qui rend la gestion de projet, la collaboration et l’archivage plus efficaces et plus accessibles.

Utilisez harmon.ie pour enregistrer les messages électroniques à l’emplacement correspondant dans SharePoint, Teams ou OneDrive. Vous pouvez :

Pour enregistrer un message électronique dans SharePoint, Teams ou OneDrive :

Suivez l’une de ces méthodes :

La première fois qu’un courriel est enregistré dans un emplacement Teams, harmon.ie propose de créer une vue Email dans cet emplacement. S’il accepte, les en-têtes des courriels sont sauvegardés dans les colonnes des courriels, et une vue des courriels est créée dans cet emplacement. Vous pouvez étendre ce mappage aux emplacements SharePoint, dans les options harmon.ie.

Glissez-déposez un message électronique entrant pour l’enregistrer sur SharePoint, Teams ou OneDrive :

  1. Localisez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans la vue Tous les emplacements de la barre latérale harmon.ie.
  2. Sélectionnez le message électronique et faites-le glisser de la boîte de réception, ou de tout autre dossier, vers l’emplacement sélectionné dans la barre latérale. Le message est alors instantanément téléchargé vers SharePoint, Teams ou OneDrive.

Vous pouvez faire glisser plusieurs messages de votre messagerie vers la barre latérale d’harmon.ie en maintenant la touche CTRL enfoncée tout en sélectionnant les messages à faire glisser.

Le bouton Enregistrer le message permet d’enregistrer les messages entrants dans SharePoint, Teams ou OneDrive :

  1. Sélectionnez ou ouvrez le message que vous souhaitez enregistrer.
  2. À partir du bouton du ruban harmon.ie, cliquez sur la flèche située à côté du bouton Enregistrer le message (The Save Message icon) et sélectionnez un emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive récent (utilisé dans harmon.ie, Microsoft 365 ou SharePoint Online) pour le télécharger, ou cliquez sur Plus d’options pour lancer la boîte de dialogue Enregistrer vers Microsoft 365 et définir les options de téléchargement.
Lesmessages électroniques restreints, définis avec l’autorisation Ne pas transférer, ne peuvent pas être enregistrés dans SharePoint, Teams ou OneDrive. Les pièces jointes peuvent être enregistrées sur SharePoint, Teams ou OneDrive tout en conservant leur niveau de restriction, à condition qu’elles aient été créées à l’aide d’autres programmes Microsoft Office.

Pour enregistrer un message sortant dans SharePoint, Teams ou OneDrive pendant l’envoi :

  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer lors de l’envoi (The Save on Send icon) du ruban harmon.ie. Le bouton est sélectionné.
    The Save On Send button allows you to upload an outgoing message to SharePoint.
  2. Envoyer le message.
  3. La boîte de dialogue Enregistrer dans Microsoft 365 s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement.
  4. Si la configuration est approuvée par vous, les en-têtes des courriels sont enregistrés en tant que colonnes de courriels dans SharePoint / Teams, et une vue des courriels est ajoutée à cet emplacement.
  5. Si vous téléchargez le message vers un emplacement dont les propriétés sont requises :
    1. Si vous choisissez de télécharger également les pièces jointes du message, le système vous demande si vous voulez envoyer le message avant de remplir les propriétés requises des pièces jointes. Si vous cliquez sur Non, la fenêtre des propriétés s’ouvre et le message n’est pas envoyé. Remplissez les propriétés requises, puis envoyez à nouveau le message.
    2. Il vous est demandé de remplir maintenant les propriétés requises du message.
      Si vous cliquez sur Oui, la fenêtre des propriétés s’ouvre et vous permet de remplir les propriétés requises. Notez que le message est envoyé quelle que soit votre réponse.

Pour enregistrer un projet de message dans SharePoint, Teams ou OneDrive :

Vous pouvez enregistrer un message non envoyé dans SharePoint, Teams ou OneDrive :

  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer le projet de message (The Save Draft Message icon) du ruban harmon.ie.
  2. La boîte de dialogue Enregistrer dans Microsoft 365 s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement.

Contactez votre administrateur si cette fonction n’est pas disponible.

Pour migrer automatiquement les courriels vers Microsoft 365 :

Vous pouvez utiliser les favoris harmon.ie pour connecter un dossier Outlook à un emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive favori. Chaque message électronique enregistré dans ce dossier, soit manuellement, soit à l’aide d’une règle Outlook, est automatiquement téléchargé vers l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive associé. Vous pouvez enregistrer des courriels dans ce dossier Outlook même lorsque vous n’êtes pas en ligne, et ils seront téléchargés lorsque vous serez de nouveau en ligne.

  1. Enregistrer l’emplacement en tant que favori ou modifier le favori.
  2. Cochez la case Se connecter à un dossier Outlook pour une migration continue.
  3. Sélectionnez l’une des options suivantes :
    1. Créer un nouveau dossier connecté. Optionnellement, modifier le nom du dossier. Le nouveau dossier sera créé sous le dossier harmon.ie Outlook.
    2. Connecter un dossier existant. Cliquez sur … pour sélectionner le dossier dans votre liste de dossiers Outlook.
  4. Cliquez sur OK. Chaque message électronique enregistré dans ce nouveau dossier ou dans un dossier existant est automatiquement téléchargé vers votre emplacement Microsoft 365 préféré.

Un administrateur peut programmer l’heure à laquelle les courriels enregistrés dans des dossiers de dépôt sont téléchargés vers Microsoft 365. Dans ce cas, une nouvelle commande Exécuter maintenant est ajoutée et vous permet de lancer manuellement le processus de migration.

  • Cette fonction ne fonctionne pas avec les boîtes aux lettres partagées.
  • Les courriels téléchargés vers SharePoint à l’aide de cette méthode sont enregistrés sous un nom unique.
  • Si harmon.ie ne parvient pas à télécharger un message électronique, celui-ci est déplacé dans un sous-dossier Conflicts. Si le message a été téléchargé mais que l’opération n’a pas été menée à bien (par exemple, parce que le message doit être enregistré), vous recevrez un message de notification dans le sous-dossier Conflicts, vous expliquant comment résoudre le problème.
  • Cette fonction peut être étendue au téléchargement automatique et au marquage des pièces jointes aux courriers électroniques.

Pour lancer le processus de migration automatique

Si un administrateur a planifié le moment de la migration automatique des emails vers Microsoft 365, une nouvelle commande Exécuter maintenant est ajoutée à l’emplacement favori qui est synchronisé avec Outlook.

Recherchez l’emplacement favori, puis cliquez sur la flèche située à côté de l’icône du favori (The Favorites icon) et sélectionnez Exécuter maintenant pour lancer manuellement le processus de migration.

Run the migration process

Pour savoir si et où un message électronique a été enregistré dans SharePoint, Teams ou OneDrive :

  • Lorsque vous enregistrez un message électronique dans SharePoint, Teams ou OneDrive par glisser-déposer ou à l’aide des boutons Enregistrer le message / Enregistrer lors de l’envoi, le bouton Emplacement enregistré devient visible dans le groupe de rubans harmon.ie.
    Cliquez sur le bouton Emplacement enregistré (The Saved Location icon) pour afficher l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans lequel le message a été enregistré. Cliquer sur le lien de l’emplacement ouvre cet emplacement dans harmon.ie.
    See if and where an email message was saved to SharePoint
  • Si vos destinataires résident dans le même domaine, le bouton Emplacement enregistré apparaît pour eux lorsqu’ils consultent un message électronique que vous avez enregistré dans SharePoint.
    Contactez votre administrateur si cette option n’est pas disponible.
  • Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur un e-mail enregistré dans SharePoint et sélectionner Ouvrir dans harmon.ie, pour localiser l’e-mail dans la barre latérale d’harmon.ie.

En outre, deux indications montrent qu’un message entrant a été enregistré dans SharePoint, Teams ou OneDrive :

  • L’icône des messages sauvegardés devient : Icon for saved messages, et pour les enregistrements déclarés en : Icon for declared records. Notez que l’icône de message harmon.ie est conservée lorsque vous répondez ou transférez un courriel qui a été téléchargé vers SharePoint, c’est-à-dire qu’elle remplace les icônes de transfert et de réponse d’Outlook.
  • La catégorie de message est définie comme [SharePoint] ou [Teams] et inclut le(s) emplacement(s) SharePoint ou Teams dans lesquels le message est enregistré.

Message icon and category reflect that message was saved on SharePoint, Teams, or OneDrive.

The SharePoint, Teams, or OneDrive location where the message was saved is written in the message.

Pour déplacer un message électronique vers SharePoint, Teams ou OneDrive :

Vous pouvez supprimer le message téléchargé de la boîte de réception (ou de tout autre dossier) et le déplacer dans le dossier Éléments supprimés lorsque vous le téléchargez vers SharePoint, Teams ou OneDrive, en suivant l’une des méthodes suivantes :

Glissez-déposez un message électronique pour le déplacer vers SharePoint, Teams ou OneDrive :

  1. Recherchez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans lequel vous souhaitez enregistrer le message dans la barre latérale harmon.ie.
  2. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et faites glisser le message vers harmon.ie.

Vous pouvez définir le mode de glisser-déposer par défaut comme étant le déplacement. Pour inverser le comportement défini dans les options de l’application et changer le mode de glisser-déposer de déplacer à copier ou vice versa, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous faites glisser un courriel dans la barre latérale.

Pour déplacer un message électronique à l’aide des boutons Enregistrer lors de l’envoi et Enregistrer le message:

Définissez l’option Supprimer le courrier électronique après l’enregistrement dans SharePoint, Teams ou OneDrive dans la boîte de dialogue Enregistrer dans Microsoft. Pour plus d’informations, lisez Définir les options de téléchargement des courriels et des pièces jointes.

Lors du déplacement d’un message sortant vers SharePoint, Teams ou OneDrive, le message n’est pas sauvegardé dans le dossier de messagerie Éléments envoyés.

Comment les messages électroniques sont-ils sauvegardés sur SharePoint, Teams ou OneDrive ?

Les messages électroniques téléchargés vers SharePoint, Teams ou OneDrive sont enregistrés en tant que documents .msg et contiennent l’intégralité du message, y compris le corps du texte et les pièces jointes. Le nom du document est dérivé du champ Objet. Vous pouvez demander à harmon.ie d’enregistrer chaque message électronique sous un nom unique.

harmon.ie peut faire correspondre les en-têtes de courriel (À, De, Sujet, Date, etc.) aux métadonnées de documents SharePoint ou Teams. Pour en savoir plus, lisez Sauvegarde des en-têtes de courriel dans les colonnes SharePoint.

Pour sauvegarder les messages ayant le même objet :

Si plusieurs messages d’un même fil de discussion sont stockés sur SharePoint, il vous est demandé si vous souhaitez remplacer le message existant / l’enregistrer en tant que nouvelle version du fichier .msg, ou renommer le nouveau message. Pour en savoir plus, lisez Remplacer des documents existants.

Pour ouvrir un message électronique enregistré sur SharePoint, Teams ou OneDrive :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un message électronique enregistré dans SharePoint, Teams ou OneDrive et sélectionnez Ouvrir dans harmon.ie pour le localiser dans la barre latérale d’harmon.ie.

Double-cliquez sur un message électronique stocké sur SharePoint, Teams ou OneDrive dans la barre latérale harmon.ie, et le message s’ouvre directement dans Outlook.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le message et sélectionnez Afficher l’ aperçu pour afficher un aperçu du document.