Afficher et modifier les propriétés des documents

La fenêtre Propriétés vous permet d’afficher et de modifier les propriétés SharePoint des dossiers, documents et ensembles de documents.

Les propriétés des sous-sites et bibliothèques de documents SharePoint ne peuvent pas apparaître dans la fenêtre Propriétés.

Pour ouvrir la fenêtre Propriétés :

1. Localisez et sélectionnez le/les élément(s) dans la barre latérale.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Afficher les propriétés, ou appuyez sur Alt+Entrée.
3. La fenêtre Propriétés s’ouvre :
   • L’en-tête indique le nom de l’élément. Si plusieurs éléments sont sélectionnés, l’en-tête dit Plusieurs éléments… (x éléments). Passez votre curseur sur ce texte pour afficher les noms des éléments sélectionnés.
     
   • Les propriétés sont répertoriées selon leur ordre SharePoint. Chaque nom de propriété est suivi de sa valeur.
   • La valeur <Plusieurs valeurs> indique que cette propriété a différentes valeurs dans les éléments sélectionnés.
   • Les personnes et les groupes ajoutés par le biais de la boîte de dialogue Personne ou Groupe s’affichent dans la fenêtre Propriétés comme défini dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez configurer la colonne dans SharePoint pour qu’elle affiche l’adresse électronique de la personne ou du groupe plutôt que son nom. Cliquez sur la valeur de la propriété pour ouvrir la carte de visite de la personne.
   • Les personnes qui ont créé, modifié et extrait (facultatif) le document, ainsi que les heures de création et de modification, sont répertoriés au bas de la fenêtre Propriétés. Cliquez sur le nom d’un utilisateur pour ouvrir sa carte de visite.
   • Si vous vous êtes connecté à Skype Entreprise, l’icône indicateur de présence de chaque utilisateur s’affiche. Faites un clic droit sur l’icône de l’utilisateur pour le contacter.

La fenêtre Propriétés s’ouvre automatiquement après le téléchargement des documents vers SharePoint dans les cas suivants :

• La bibliothèque de documents est configurée avec des propriétés requises qui n’ont pas de valeur par défaut.
• La validation de colonne est définie et la validation échoue.
• La fenêtre Propriétés est configurée pour être ouverte à chaque transfert.

Pour afficher les propriétés de l’élément suivant/précédent :

Lorsque la fenêtre Propriétés est ouverte pour consultation, des flèches vers le bas et le haut apparaissent sur le haut de la barre latérale harmon.ie.

Cliquez sur l’icône Élément précédent () pour afficher les propriétés du dossier/document précédent, ou l’icône Élément suivant () pour afficher les propriétés du dossier/document suivant.

Pour modifier les propriétés :

1. Ouvrez la fenêtre Propriétés pour modifier les propriétés.
2. Lorsque des propriétés sont requises, vous pouvez filtrer la fenêtre Propriétés pour qu’elle affiche les propriétés requises () ou pour qu’elle affiche toutes les propriétés ().
3. Pour modifier les valeurs des propriétés :
   • Cliquez sur la zone de valeur des types de propriété simple, comme Une seule ligne de texte, Nombre, Date et heure, et Devise pour modifier leur valeur en ligne.
   • Pour les types de propriétés Choix, Oui/Non, et Date et heure, et pour Types de contenu, cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner une valeur.
   • Pour des types de propriétés avancées, comme Plusieurs lignes de texte, Personne ou groupe, Recherche, ou Métadonnées gérées, cliquez sur les points de suspension (…) à côté de la valeur de la propriété afin d’ouvrir une boîte de dialogue depuis laquelle vous pouvez modifier la valeur.
   • Lors la modification de plusieurs colonnes Choix sélectionnées, commencez par saisir un nom de valeur afin de filtrer la liste par ce nom.
   • Vous pouvez modifier la valeur des propriétés de plusieurs documents en même temps. Vous serez averti si la modification de la valeur des propriétés échoue pour l’un des documents (par exemple, si l’un d’eux est extrait vers un autre utilisateur et ne peut pas être modifié).
   • Les propriétés requises sont marquées d’un point rouge (). Si la valeur d’une propriété obligatoire est vide, vous ne pourrez pas archiver le document et les autres utilisateurs n’y auront pas accès.
4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications dans SharePoint.
5. Si le document a été extrait, il vous est demandé de l’archiver maintenant.

Limites : actuellement, il n’est pas possible de modifier la notation de plusieurs documents en même temps.

Pour ouvrir la fenêtre Propriétés et effectuer les modifications :

1. Localisez et sélectionnez le/les élément(s) dans la barre latérale.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Modifier les propriétés. Si la bibliothèque requiert une extraction, le/les élément(s) sont automatiquement extraits.

– ou —

1. Localisez et sélectionnez le/les élément(s) dans la barre latérale.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Afficher les propriétés, ou appuyez sur Alt+Entrée.
3. Cliquez sur Modifier. Si la bibliothèque requiert une extraction, le/les élément(s) sont automatiquement extraits.

Pour modifier les propriétés des métadonnées gérées :

Lors de la modification de la valeur des propriétés de métadonnées gérées, commencez par saisir la valeur et sélectionnez une valeur correspondante dans la liste suggérée.

Passez le curseur sur un terme pour afficher sa description, si celui-ci a été défini.

Si des synonymes sont définis pour un terme, vous pouvez rechercher le synonyme. Veuillez noter que lorsque vous sélectionnez un synonyme, le terme de base est attribué avec la propriété.

Pour modifier le type de contenu :

Si la bibliothèque définit plusieurs types de contenu, la première propriété répertoriée dans la fenêtre Propriétés est Type de contenu. En sélectionnant un autre type de contenu, vous pouvez également modifier la liste des propriétés du document. Pour en savoir plus sur les types de contenu SharePoint, consultez Introduction aux types de contenu et à la publication de type de contenu.