Téléchargement de contenu vers SharePoint, Teams et OneDrive

harmon.ie Classic vous permet de télécharger facilement des courriels, des pièces jointes, des éléments Outlook, des dossiers Outlook, des documents et des dossiers vers SharePoint, Teams ou OneDrive :

Un simple glisser-déposer permet de télécharger des courriels, des pièces jointes, des documents et des dossiers vers SharePoint, Teams et OneDrive.
Téléchargez des documents et des dossiers à l’aide du bouton Upload d’harmon.ie.
Migration automatique des courriels vers SharePoint, Teams et OneDrive.

Pour glisser-déposer des éléments vers SharePoint, Teams ou OneDrive :

Recherchez l’emplacement vers lequel vous souhaitez télécharger les documents.
Glissez-déposez des documents, des dossiers, des messages électroniques ou des dossiers Outlook de votre ordinateur ou d’Outlook vers :
- Un site, une bibliothèque de documents ou un dossier SharePoint, pour les télécharger à cet emplacement.
- Un document SharePoint, pour le remplacer par le document téléchargé.
- Un élément de liste SharePoint, pour le télécharger en tant que pièce jointe.
- Un en-tête de groupe SharePoint, pour télécharger et associer l’élément à ce groupe.
- Un emplacement ou un dossier Teams.
  
  Si vous faites glisser un élément vers un emplacement Teams sans spécifier le dossier, il est enregistré dans le dossier par défaut de l’emplacement Teams.
- Un dossier OneDrive.
Contrôler le processus de glisser-déposer.
Si vous y êtes invité, sélectionnez un type de contenu.
Si la fenêtre Propriétés s’ouvre, remplissez les propriétés requises, puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous y êtes invité, cochez le document pour le mettre à la disposition de tous les utilisateurs.

Le processus de glisser-déposer des dossiers publics Exchange peut être extrêmement lent car les éléments sont téléchargés individuellement depuis le serveur Exchange, et la bande passante pour les dossiers publics peut être limitée par le serveur.
En raison d’une limitation d’Outlook, il n’est pas possible de télécharger des dossiers contenant des caractères qui ne correspondent pas aux paramètres régionaux de votre machine.

Pour surveiller et arrêter le processus de téléchargement/drag and drop :

Lorsque des éléments sont téléchargés, vous pouvez suivre leur progression dans la barre de progression qui apparaît au bas de la barre latérale d’harmon.ie. Vous pouvez y voir le nom de l’élément en cours de téléchargement et l’état du téléchargement. Pour arrêter le processus de téléchargement en cours, cliquez sur l’icône Annuler l’opération () dans la barre de progression.

Pour sélectionner un type de contenu :

Lorsque vous téléchargez/déposez un ou plusieurs documents dans une bibliothèque de documents avec plusieurs types de contenu, le ou les documents reçoivent par défaut le type de contenu par défaut. Vous pouvez configurer harmon.ie pour qu’il vous invite à sélectionner un type de contenu. Dans ce cas, une liste des types de contenu disponibles s’affiche. Sélectionnez le type de contenu et cliquez sur OK. Le type de contenu sélectionné s’applique à tous les éléments téléchargés.

Pour définir les propriétés du document :

Dans les cas suivants, les documents téléchargés sont retirés (et ne sont pas visibles par les autres utilisateurs) et la fenêtre Propriétés s’ouvre :

Si une bibliothèque de documents est configurée avec des propriétés requises qui n’ont pas de valeur par défaut.
Si la validation de la colonne est définie et que la validation échoue.
Si la fenêtre Propriétés a été configurée pour s’ouvrir à chaque téléchargement, pour vous rappeler de remplir les propriétés du document, qu’elles soient obligatoires ou facultatives.

Modifiez les propriétés requises et/ou validez les valeurs, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous ne remplissez pas les métadonnées requises, ou si la validation des colonnes est définie et qu’elle échoue, vous êtes averti que les documents téléchargés ne sont pas disponibles pour les autres utilisateurs :

Cliquez sur Oui pour fermer la fenêtre Propriétés et laisser les documents en échec et cachés aux autres utilisateurs.
Cliquez sur Non pour revenir à la fenêtre Propriétés et compléter les propriétés requises.
Cochez la case Ne plus m’avertir, si vous ne voulez pas être averti que des propriétés sont manquantes.
Vous pouvez configurer si vous souhaitez qu’harmon.ie vous avertisse lorsque vous ne remplissez pas les propriétés requises.

Les formats de fichiers Microsoft Office 2007-2013 (.docx, .xlsx et .pptx) contiennent des métadonnées. Lors du téléchargement d’un document Office 2007-2013, les métadonnées du fichier sont stockées sous forme de propriétés SharePoint si la bibliothèque possède des propriétés portant le même nom.

Pour vérifier les documents téléchargés :

Lorsque vous téléchargez/déposez des documents dans des bibliothèques de documents qui requièrent l’extraction des documents avant de les éditer, les documents téléchargés sont automatiquement extraits. Ces documents ne sont pas visibles par les autres utilisateurs de SharePoint tant qu’ils n’ont pas été archivés. harmon.ie vous invite à archiver les documents pour les rendre accessibles aux autres utilisateurs.

Cliquez sur Oui pour enregistrer tous les documents téléchargés et les mettre à la disposition des autres utilisateurs de SharePoint.
Cliquez sur Non pour que les documents ne soient pas accessibles aux autres utilisateurs.
Cochez la case Se souvenir de mon choix si vous ne souhaitez pas être invité à enregistrer les documents lors du téléchargement/de la migration et du dépôt. Votre réponse est appliquée aux téléchargements/tractions et dépôts futurs, les documents étant toujours archivés automatiquement (si vous avez choisi Oui ) ou toujours laissés en dehors (si vous avez choisi Non ).
Vous pouvez configurer harmon.ie pour qu’il vous demande d’enregistrer les documents.

Le paramètre d’enregistrement est global pour tous les sites SharePoint.
Ce paramètre s’applique également aux scénarios dans lesquels les documents seraient laissés en retrait après l’édition des métadonnées du document.

Pour ajouter de nouvelles versions ou remplacer des documents existants :

Vous pouvez remplacer le(s) document(s) existant(s) (lorsque vous téléchargez/déposez le(s) document(s) dans des bibliothèques sans prise en charge des versions) ou ajouter de nouvelles versions au(x) document(s) (lorsque vous téléchargez/déposez le(s) document(s) dans des bibliothèques avec prise en charge des versions) en téléchargeant/déposant le(s) document(s) dans SharePoint à nouveau.

Vous pouvez remplacer un document ou en ajouter une nouvelle version, même si le nom du document a changé.

Pour ajouter une ou plusieurs nouvelles versions ou remplacer un ou plusieurs documents par un ou plusieurs documents portant le même nom :

Lors du téléchargement/du glisser-déposer dans une bibliothèque de documents avec prise en charge des versions:
1. Téléchargez le(s) document(s) à l’aide de l’icône Upload () ou par glisser-déposer dans la bibliothèque.
2. Une boîte de dialogue vous invite à ajouter une nouvelle version au document existant :
  Cochez la case Ajouter une nouvelle version au(x) document (s) existant(s) pour ajouter le(s) document(s) téléchargé(s) en tant que nouvelle(s) version(s) au(x) document(s) existant(s). Le contenu des nouveaux documents est mis à jour, tandis que les métadonnées et l’historique du document sont préservés.
  
  Décochez cette case pour renommer le(s) document(s) téléchargé(s). Dans ce cas, un compte courant est ajouté aux noms des documents (par exemple, personnes-trouvées.doc, personnes-trouvées (2).doc, personnes-trouvées (3).doc, etc.)
3. Cliquez sur OK pour continuer ou sur Annuler pour annuler l’opération de téléchargement/déplacement.
  Lorsque vous téléchargez/faites glisser et déposez plusieurs documents, cliquez sur OK pour continuer ou sur Annuler pour annuler l’opération de téléchargement/traction et dépôt: Cliquez sur Skip (Ignorer ) pour ignorer l’opération de téléchargement/déplacement du document actuel qui existe déjà dans SharePoint. Cochez Appliquer à tous pour appliquer l’action sélectionnée à tous les documents téléchargés.
– ou –
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Ajouter une nouvelle version, puis recherchez et sélectionnez le document que vous souhaitez ajouter.
Lors du téléchargement/du glisser-déposer dans une bibliothèque de documents sans prise en charge des versions:
1. Téléchargez le(s) document(s) à l’aide de l’icône Upload () ou par glisser-déposer dans la bibliothèque.
2. Une boîte de dialogue vous invite à écraser le(s) document(s) existant(s) :
  Cochez la case Écraser le(s) document(s) existant (s) pour remplacer le(s) document(s) par un(des) nouveau(x) document(s).
  
  Décochez cette case pour renommer le(s) nouveau(x) document(s). Dans ce cas, un compte courant est ajouté aux noms des documents (par exemple trouverlesgens.doc, trouverlesgens (2).doc, trouverlesgens (3).doc, etc).
3. Cliquez sur OK pour continuer ou sur Canel pour annuler l’opération de téléchargement/déplacement.
  Lorsque vous téléchargez/tirez et déposez plusieurs documents: Cliquez sur Skip (Ignorer ) pour ignorer le téléchargement du document actuel qui existe déjà dans SharePoint. Cochez Appliquer à tous pour appliquer l’action sélectionnée à tous les documents téléchargés.

Les métadonnées contenues dans les documents de l’un des formats Office 2007 (.docx, .xlsx et .pptx) remplacent les propriétés SharePoint existantes.

Pour ajouter une nouvelle version ou remplacer un document par un document portant un autre nom :

Utilisez cette méthode dans le scénario suivant : vous avez téléchargé un document sur SharePoint et l’avez envoyé à une personne extérieure à votre entreprise pour qu’elle le révise. Cette personne vous renvoie le document révisé sous un autre nom ou avec une extension Office plus récente (par exemple .docx au lieu de .doc). Pour remplacer le document original et conserver le nom d’origine, ou pour mettre à jour la version du document :

Lors du téléchargement vers une bibliothèque de documents avec prise en charge des versions:
1. Faites glisser le document sur le document que vous souhaitez écraser et maintenez la pression pendant 2 secondes. Une info-bulle s’affiche : Ajouter comme nouvelle version à <nom du document>.
2. Déposez le document. Le nouveau document est renommé en fonction du nom du document existant sur lequel vous avez fait glisser ce document, et ajouté en tant que nouvelle version de ce document.
– ou –
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez Ajouter une nouvelle version, puis recherchez et sélectionnez le document que vous souhaitez ajouter.
En cas de téléchargement vers une bibliothèque de documents ne prenant pas en charge les versions:
1. Faites glisser le document sur le document que vous souhaitez écraser et maintenez la pression pendant 2 secondes. Une infobulle s’affiche : Écraser <nom du document>.
2. Déposez le document. Un message vous demande si vous souhaitez écraser le document existant. Si vous cliquez sur OK, le nouveau document est renommé en fonction du document existant sur lequel vous avez fait glisser ce document et remplace ce dernier.

Vous pouvez remplacer un document à l’aide de cette méthode si le document existant et le nouveau document ont le même type de fichier.
La fonction de remplacement d’un document par un document d’un format Office plus récent (par exemple .docx au lieu de .doc) doit être activée par votre administrateur.
Lors de la mise à jour de la version d’Office, harmon.ie ajoute un commentaire au document indiquant le changement d’extension.
Pour rétablir l’ancienne extension d’une version, suivez les instructions de la section Restauration d’une ancienne version.

Pour télécharger vers un emplacement groupé :

Lorsque l’option Grouper par est définie pour une vue, harmon.ie regroupe les éléments SharePoint par catégorie.

Lorsque vous glissez-déposez des éléments sur l’en-tête du groupe, les éléments sont téléchargés vers l’emplacement et la valeur de l’en-tête est attribuée à la propriété.

Exemple : Pour attribuer la catégorie Classification à la catégorie Classified, faites glisser l’élément et déposez-le sur l’en-tête du groupe Classification : Classified.