Afficher et modifier des documents

harmon.ie vous propose différentes méthodes d’affichage et de modification des documents SharePoint, Teams et OneDrive :

• Afficher l’aperçu d’un document dans harmon.ie.
• Afficher et modifier des documents Office avec Microsoft Office ou Office Online.
• Afficher et modifier d’autres documents directement sur le serveur SharePoint ou modifier une copie locale du document.

Remarque : lorsque vous utilisez des bibliothèques versionnées, quand vous avez terminé de modifier le document, vous devez l’archiver pour qu’il soit accessible aux autres utilisateurs.

Pour afficher l’aperçu d’un document :

Remarques :

• Cette fonctionnalité s’applique aux documents Office, e-mails (.msg) fichiers média stockés dans Microsoft 365 ou SharePoint 2013 et versions ultérieures.
• Office Online doit être activé sur le serveur SharePoint.
• L’aperçu des fichiers PDF est disponible dans Microsoft 365 uniquement.
• La bibliothèque de documents SharePoint doit être configurée pour l’aperçu des e-mails afin de pouvoir obtenir un aperçu des fichiers .msg.
• Le site doit être configuré pour Afficher l’aperçu des documents.

Pour obtenir l’aperçu d’un document, suivez une des ces méthodes :

• Faites un clic droit sur le document et sélectionnez Afficher l’aperçu.
• Placez le curseur sur le document et cliquez sur le lien Afficher l’aperçu dans l’infobulle qui s’ouvre.

Pour épingler la boîte de dialogue, cochez Laisser la fenêtre d’aperçu ouverte. Lorsque la boîte de dialogue n’est pas épinglée, elle se ferme lorsque vous affichez une autre fenêtre.

Lorsque vous affichez un aperçu des e-mails (.msg), s’il n’existe pas de données d’aperçu disponibles pour le message, cliquez sur le bouton Créer un aperçu. Cette action ajoute une nouvelle version du message avec des données d’aperçu. Afin d’ajouter des données d’aperçu, vous devez disposer d’autorisations d’écriture pour ce document. Le lien Ouvrir le message qui apparaît en haut télécharge le message depuis SharePoint et l’ouvre dans Outlook.

Pour afficher et modifier les documents Office :

1. Double-cliquez ou faites un clic droit sur le document, puis sélectionnez Ouvrir. Par défaut, les documents Office sont ouverts avec Microsoft Office.
   Vous pouvez ouvrir des documents Office sur SharePoint 2010 ou version ultérieure avec Office Online, si ce dernier est activé sur le site.
   Lorsque vous ouvrez des éléments avec le type de contenu Lien vers un document (marqué avec une icône lien qui recouvre l’icône type :), le document associé s’ouvre.
2. Vous pouvez modifier directement le document et toutes les modifications effectuées sont immédiatement enregistrées sur le serveur. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de collaboration SharePoint intégrées dans les applications Microsoft Office comme Archiver et Extraire.

Remarques :

• Les types de documents pris en charge qui peuvent être ouverts avec Office Online sont les documents Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Si vous utilisez un serveur SharePoint 2010, Office Online doit être installé sur le serveur.
• Si le site SharePoint est configuré avec l’authentification par formulaires, vous ne pourrez pas modifier les documents Office directement. Dans ce cas, une copie temporaire du document s’ouvre et vous devez l’enregistrer localement puis la télécharger sur le serveur après modification. Pour savoir comment faire, consultez Modification de copies locales de documents ci-dessous.

Pour afficher et modifier les documents non Office :

Lorsque vous ouvrez un document non Office, une copie temporaire du fichier s’ouvre. Les modifications de ce fichier ne sont pas enregistrées sur le serveur. Pour forcer les applications à ouvrir le document SharePoint directement (au lieu d’ouvrir une copie locale), faites un clic droit dessus et sélectionnez Modifier.

Remarques :

• L’option de menu Modifier n’est pas disponible pour les documents Microsoft Office.
• L’option de menu Modifier n’est pas disponible lorsque vous êtes connecté à un site SharePoint qui utilise des informations d’identification personnalisées. Dans ce cas, vous devez modifier une copie locale du document comme expliqué ci-dessous.

Pour modifier les copies locales de documents :

Dans les scénarios suivants, vous ne pouvez pas modifier un document directement sur le serveur SharePoint :

• Si vous êtes connecté au site SharePoint à l’aide d’informations d’identification personnalisées, et que vous souhaitez modifier un document non Office.
• Si l’application associée au document que vous souhaitez modifier ne prend pas en charge les chemins d’accès UNC.

Dans ce type de cas, vous devez modifier une copie locale du document. Téléchargez le document sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes prêt à confirmer vos modifications, téléchargez de nouveau le document sur le serveur en le faisant glisser vers la barre latérale ou en sélectionnant le bouton de la barre d’outils Télécharger. Une version précédente du document existant déjà sur le serveur, il vous est demandé de remplacer le document ou d’ajouter une nouvelle version du document sur la bibliothèque SharePoint (en fonction de vos paramètres de prise en charge des versions des bibliothèques).