Utiliser des bibliothèques versionnées

Utilisez harmon.ie pour archiver, extraire, annuler l’extraction, publier la version majeure, ajouter une nouvelle version, afficher l’historique des versions, et restaurer une ancienne version.

Remarque : si vous extrayez ou archivez un document avec une application externe, comme Microsoft Word, la barre latérale doit être actualisée pour afficher vos modifications. Utilisez l’icône Actualiser () dans la barre d’outils ou appuyez sur F5, pour afficher vos modifications.

Pour extraire des documents :

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Extraire. Une petite flèche recouvre l’icône des documents extraits ().

Pour archiver des documents :

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Archiver.
3. Si vous y êtes invité, remplissez toutes les propriétés obligatoires.
4. Si vous y êtes invité, sélectionnez entre Version mineure (brouillon) et Version majeure (publier).
5. Vous pouvez également faire des Commentaires sur les versions. pour les documents enregistrés.
6. Pour laisser le(s) document(s) extrait(s), cochez Conservez le(s) document(s) extrait(s) après avoir archivé ces versions.
7. Cliquez sur OK.

Pour annuler l’extraction :

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Ignorer l’extraction.

Pour ajouter une nouvelle version :

Vous pouvez ajouter une nouvelle version à un document téléchargé dans SharePoint en suivant ces étapes :

1. Faites un clic droit sur le document et sélectionnez Ajouter une nouvelle version.
2. Naviguez jusqu’au document à télécharger comme nouvelle version et sélectionnez-le.
3. Cliquez sur Ouvrir. La nouvelle version est téléchargée et archivée.

Remarque : cette option est uniquement disponible pour les bibliothèques avec versions.

Pour publier des documents :

1. Faites un clic droit sur le document et sélectionnez Publier une version majeure.
2. Vous pouvez également faire des Commentaires sur les versions.
3. Cliquez sur OK.

Pour afficher l’historique de version :

Pour afficher l’historique de révision d’un document SharePoint, Teams, ou OneDrive, faites un clic droit sur un document et sélectionnez Historique des versions. La boîte de dialogue Historiques des versions s’ouvre.

Pour chaque version du document vous pouvez :

• Voir qui a créé la version et quand.
• Consultez le numéro de version et les commentaires de chaque révision.
• Cliquez L’icône Copier le lien () pour copier l’URL d’une version spécifique du document dans le Presse-papiers. En associant le document à une version spécifique, le contenu du document associé ne changera pas.
• Cliquez sur l’icône Ouvrir () pour ouvrir une version spécifique du document.
• Cliquez sur l’icône Plus d’actions () et sélectionnez :
  • Restaurer la version pour restaurer une ancienne version d’un document.
  • Supprimer la version pour supprimer une version spécifique.

Pour restaurer une ancienne version d’un document :

1. Faites un clic droit sur le document et sélectionnez Historique des versions.
2. Localisez la version à restaurer, sélectionnez l’icône Plus () > Restaurer la version.

Remarque : si vous avez remplacé un document par une extension Office plus récente (par exemple .doc par .docx), et que vous souhaitez à présent restaurer le document à son ancienne version avec l’ancienne extension Office :

1. Restaurez la version comme expliqué précédemment. Le document contient toujours la nouvelle extension.
2. Téléchargez le document sur votre ordinateur.
3. Renommez manuellement l’extension avec l’ancienne extension.
4. Ajoutez une nouvelle version et sélectionnez le document avec l’ancienne extension.