New harmon.ie Enregistrer automatiquement les e-mails dans Microsoft 365
Actuellement en version bêta.
Grâce à l’automatisation des e-mails, harmon.ie enregistre les e-mails dans Microsoft 365 pour vous, en fonction des règles que vous activez lors de l’enregistrement. Les e-mails correspondants sont enregistrés dans SharePoint, Teams ou OneDrive, au même emplacement et avec les mêmes métadonnées à chaque fois.
Vous pouvez consulter et exécuter vos automatisations depuis le tableau de bord des automatisations, accessible depuis la barre d’outils (
). Une fois l’application harmon.ie Desktop installée et après vous être connecté, vos règles s’exécutent en arrière-plan selon un calendrier défini, ce qui permet d’enregistrer les e-mails sans aucune intervention de votre part.
Comment créer une règle d’automatisation ?
Chaque règle est créée dans le cadre d’une opération d’enregistrement. Activez la règle au moment de l’enregistrement, et harmon.ie enregistrera les e-mails correspondants à cet emplacement, avec les mêmes métadonnées, à chaque exécution de l’automatisation.
Types de règles et comment les créer
| Règle | Ce qu’elle enregistre | Comment la créer |
|---|---|---|
Enregistrer la conversation ( ) |
Chaque nouvelle réponse de la conversation. |
|
Enregistrer par expéditeur ( ) |
Chaque e-mail provenant d’un même expéditeur. | Enregistrez un e-mail, puis activez l’option « Enregistrer automatiquement tous les e-mails provenant de l’adresse de l’expéditeur ». Cette option n’apparaît que lorsque harmon.ie détecte que vous avez enregistré plusieurs e-mails provenant du même expéditeur au même emplacement. |
Règle de dossier Outlook ( ) |
Chaque e-mail qui arrive dans un dossier Outlook ou dans l’un de ses sous-dossiers. Dans la barre latérale, le dossier de destination est signalé par une icône de règle ( ). |
Activez l’option « Continuer à enregistrer les nouveaux e-mails » lorsque vous enregistrez un dossier Outlook. La règle conserve le choix que vous avez fait ( Copier les e-mails ou Déplacer les e-mails ) et réutilise les métadonnées que vous avez saisies à ce moment-là. |
Comment créer une règle lors de l’envoi d’un e-mail ?
La fonction « Enregistrer auto. et envoyer » enregistre l’e-mail que vous êtes en train de rédiger, crée une règle pour cette conversation et envoie le message, de sorte que les réponses soient automatiquement enregistrées au même emplacement pour vous.
- Après avoir rédigé votre message, ouvrez harmon.ie.
- Passez la souris sur l’emplacement de destination SharePoint, Teams ou OneDrive, puis cliquez sur « Enregistrement automatique et envoi » (
).
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement et sélectionner « Enregistrer automatiquement et envoyer ». - Si l’e-mail contient des pièces jointes, choisissez les éléments à enregistrer, puis cliquez sur « Enregistrement automatique et envoi ».
).- Un dossier Outlook ne peut être enregistré qu’à un seul emplacement. Si le dossier, un dossier situé au-dessus de celui-ci ou l’un de ses sous-dossiers est déjà enregistré quelque part, l’option « Continuer à enregistrer les nouveaux e-mails » n’est pas proposée.
- Chaque exécution enregistre jusqu’à 200 e-mails par règle. Les autres sont enregistrés lors des exécutions suivantes.
- La destination d’une règle ne peut pas être modifiée. Pour enregistrer le dossier à un autre emplacement, supprimez la règle et enregistrez à nouveau le dossier.
Quand mes règles enregistrent-elles les e-mails ?
Vos règles enregistrent les e-mails lors de l’exécution d’une automatisation. Si l’application harmon.ie Desktop est installée et que vous y êtes connecté, les exécutions se déroulent en arrière-plan selon un calendrier défini, sans que vous ayez quoi que ce soit à faire. Si ce n’est pas le cas, vos règles n’enregistrent les e-mails que lorsque vous lancez vous-même une exécution, depuis le tableau de bord des automatisations ou depuis un dossier.
Comment l’automatisation s’exécute-t-elle en arrière-plan ?
Application de bureau requise
Lorsque l’application harmon.ie Desktop est installée, que vous y êtes connecté et qu’elle est connectée, vos règles s’exécutent automatiquement, même lorsque le complément est fermé. Une exécution a lieu une fois par heure et passe en revue chacune de vos règles. Les résultats s’affichent dans le tableau de bord d’automatisation au fur et à mesure, avec les heures de la dernière exécution et de la prochaine exécution.
Dans le complément Outlook, l’en-tête du tableau de bord indique l’état de la connexion de votre application de bureau :
- En ligne: l’application de bureau est connectée et exécute vos règles.
- L’application de bureau n’est pas installée: sélectionnez « Contacter l’administrateur » pour demander à votre administrateur de l’installer.
- Impossible d’accéder à votre application de bureau: ouvrez l’application de bureau et connectez-vous.
Comment puis-je exécuter toutes mes règles ?
Vous n’avez pas besoin d’attendre la prochaine exécution planifiée. L’option « Exécuter maintenant » traite immédiatement toutes vos règles ; c’est d’ailleurs le seul moyen de les exécuter lorsque vous ne disposez pas de l’application Desktop.
- Ouvrez le tableau de bord d’automatisation depuis la barre d’outils (
). - Sélectionnez « Exécuter maintenant ».
La fiche « Enregistrement automatique » indique le nombre d’e-mails enregistrés lors de l’exécution et le nombre de ceux ayant rencontré des problèmes, à côté de l’heure de la « Dernière exécution ».
Comment enregistrer les e-mails en attente d’un dossier Outlook ?
Lorsqu’une règle de dossier Outlook enregistre des e-mails dans un emplacement, les nouveaux e-mails du dossier Outlook y restent en attente jusqu’à la prochaine exécution de l’automatisation. Vous pouvez les enregistrer à partir du dossier de destination, sans ouvrir le tableau de bord d’automatisation.
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier de destination, marqué d’une icône de règle (
), ou ouvrez-le et cliquez sur l’icône « Exécuter » (
). - Sélectionnez « Enregistrer les e-mails en attente ». L’action indique « Exécuter la règle du dossier lorsqu’aucun e-mail n’est en attente, ou lorsque harmon.ie ne peut pas déterminer leur nombre ».
- Laissez harmon.ie ouvert pendant l’enregistrement de vos e-mails.
Passez la souris sur l’icône « Exécuter » (
) pour voir combien d’e-mails sont en attente.
Comment trouver les e-mails qui ont été enregistrés ?
harmon.ie ajoute la catégorie « Enregistré dans M365 » à tout e-mail enregistré dans Microsoft 365, que ce soit automatiquement ou manuellement, par vous-même ou par un collègue. Recherchez cette catégorie dans votre boîte de réception pour trouver les e-mails enregistrés.
Comment trouver les e-mails qui n’ont pas pu être enregistrés ?
Si harmon.ie a tenté d’enregistrer un e-mail mais n’y est pas parvenu, il le répertorie dans la section « Problèmes rencontrés » de la rubrique « Enregistrement automatique » et marque l’e-mail dans votre boîte de réception avec la catégorie « Problème rencontré ». Vérifiez votre boîte de réception pour repérer les e-mails de cette catégorie et essayez de les enregistrer à nouveau.
Comment afficher ou supprimer une règle ?
- Ouvrez le Tableau de bord d’automatisation depuis la barre d’outils ().
- Dans le tableau « Règles actives », recherchez la règle souhaitée. Le tableau répertorie toutes les règles que vous avez créées, y compris leur emplacement de destination, la date de la dernière sauvegarde d’un e-mail et le nombre d’e-mails sauvegardés.
- Pour cette règle, sélectionnez :
- Aller à l’emplacement: ouvrez l’emplacement de destination de la règle (SharePoint, Teams ou OneDrive) dans harmon.ie.
- Supprimer la règle: arrêtez l’enregistrement des e-mails pour cette règle. Les e-mails déjà enregistrés dans Microsoft 365 ne sont pas affectés. La suppression d’une règle de dossier Outlook empêche l’enregistrement des nouveaux e-mails dans ce dossier Outlook.
- Les règles ne peuvent pas être modifiées. Pour changer l’emplacement d’enregistrement d’une règle ou les critères de correspondance, supprimez-la et créez-en une nouvelle.
- Vous pouvez conserver jusqu’à 100 règles d’enregistrement automatique. Lorsque vous atteignez cette limite, la règle enregistrée le plus récemment est supprimée.
Comment savoir si un collègue a déjà enregistré un e-mail ?
Lorsqu’un collègue enregistre un e-mail que vous avez également reçu, harmon.ie ajoute la catégorie « Enregistré dans M365 » à votre copie dans Outlook, indiquant ainsi qu’il a déjà été enregistré et où, afin que vous ne l’enregistriez pas deux fois.
- Votre administrateur active les catégories partagées en même temps que l’automatisation des e-mails.
- La catégorie « Enregistré dans M365 » n’apparaît sur votre copie que si votre collègue a enregistré l’e-mail dans un emplacement auquel vous avez également accès. Si l’e-mail a été enregistré dans un emplacement auquel vous n’avez pas accès, aucune catégorie n’est ajoutée à votre copie.
- Les e-mails enregistrés sur OneDrive ne sont pas marqués de catégories partagées, bien que les règles d’automatisation fonctionnent toujours pour les emplacements OneDrive.
Pourquoi ne vois-je pas les catégories ou les sauvegardes partagées ?
Si les e-mails enregistrés ne sont pas signalés par des catégories dans votre boîte de réception, ou si vous ne voyez pas qu’un collègue a déjà enregistré un e-mail :
- Cette fonctionnalité doit être activée par votre administrateur. Si elle n’apparaît pas, contactez votre administrateur.
- Vérifiez que les catégories d’e-mails ne sont pas désactivées dans vos paramètres. Consultez la section « Appliquer des catégories aux e-mails enregistrés ».
- Assurez-vous d’avoir accès à l’emplacement de sauvegarde. Sinon, la catégorie ne s’affichera pas.
