Enregistrer automatiquement les e-mails dans Microsoft 365

L’icône du tableau de bord d’automatisation () s’affiche, sauf si votre administrateur a désactivé l’automatisation des e-mails. Si vous ne la voyez pas, contactez votre administrateur.

Dans ce guide, vous apprendrez à :

• Créer des règles d’automatisation:
  • Enregistrer automatiquement une conversation
  • Enregistrer automatiquement les e-mails d’un expéditeur
  • Continuer à enregistrer les nouveaux e-mails provenant d’un dossier Outlook
• Exécuter vos règles:
  • Exécuter l’automatisation en arrière-plan
  • Exécutez toutes vos règles
  • Enregistrer les e-mails en attente d’un dossier Outlook
• Gérer vos règles:
  • Exécuter, désactiver ou supprimer une règle
• E-mails enregistrés automatiquement:
  • Métadonnées
  • Noms de fichiers
  • E-mails non enregistrés
  • Rechercher les e-mails qui ont été enregistrés
  • Rechercher les e-mails qui n’ont pas pu être enregistrés
  • Savoir si un collègue a déjà enregistré un e-mail
  • Résoudre les problèmes liés aux catégories manquantes ou aux sauvegardes partagées

Créer des règles d’automatisation

Créez une règle d’automatisation, et harmon.ie enregistrera les e-mails correspondants dans un emplacement prédéfini, à chaque exécution de l’automatisation. Vous pouvez créer des règles dans votre propre boîte de réception ou dans une boîte de réception partagée pour laquelle vous disposez d’un accès autre qu’en lecture seule. Une règle n’enregistre que les e-mails provenant de la boîte de réception dans laquelle elle a été créée.

Types de règles

• Enregistrer une conversation () – enregistre chaque nouvelle réponse, réponse à tous et transfert dans la conversation.
• Enregistrer par expéditeur () – enregistre tous les e-mails provenant d’un même expéditeur.
• Règle de dossier Outlook () : enregistre chaque e-mail arrivant dans un dossier Outlook ou dans l’un de ses sous-dossiers.

Comment enregistrer automatiquement une conversation ?

Une règle de conversation enregistre chaque nouvelle réponse, réponse à tous et transfert d’une conversation au même emplacement. Créez-la lorsque vous enregistrez un e-mail ou au moment de l’envoyer.

Lors de l’enregistrement d’un e-mail

1. Enregistrer un e-mail dans un emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive.
2. Dans la notification qui s’affiche lorsque l’e-mail est enregistré, à côté de « Enregistre automatiquement dans », sélectionnez « Conversation » dans la liste des types de règles.
3. Cliquez sur « Créer une règle ».
   

Lors de l’envoi d’un e-mail

La fonction « Enregistrer et envoyer automatiquement » enregistre l’e-mail que vous êtes en train de rédiger, crée une règle pour sa conversation et envoie le message. Dès lors, chaque réponse, réponse à tous et transfert de la conversation est enregistré au même emplacement.

1. Après avoir rédigé votre message, ouvrez harmon.ie.
2. Passez la souris sur l’emplacement de destination SharePoint, Teams ou OneDrive, puis cliquez sur « Enregistrement automatique et envoi » ().
   Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement, puis sélectionner « Enregistrer auto. et envoyer ».
3. Si l’e-mail contient des pièces jointes, choisissez les éléments à enregistrer, puis cliquez sur « Enregistrer auto. et envoyer ».

Comment enregistrer automatiquement les e-mails d’un expéditeur ?

Une règle d’expéditeur enregistre tous les e-mails provenant d’un même expéditeur au même emplacement.

1. Enregistrez un e-mail provenant de l’expéditeur vers un emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive.
2. Dans la notification qui s’affiche lorsque l’e-mail est enregistré, à côté de « Enregistre automatiquement dans », sélectionnez le nom de l’expéditeur dans la liste des types de règles.
3. Cliquez sur « Créer une règle ».

Comment continuer à enregistrer les nouveaux e-mails provenant d’un dossier Outlook ?

Une règle de dossier Outlook enregistre les nouveaux e-mails provenant d’un dossier Outlook et de ses sous-dossiers vers un emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive. Vous et vos collègues pouvez chacun disposer d’une règle qui enregistre vers le même emplacement SharePoint ou Teams. Dans la barre latérale, le dossier de destination est signalé par une icône de règle ().

Vous pouvez créer une règle de dossier Outlook dans votre propre boîte aux lettres ou dans une boîte aux lettres partagée.

Dans votre boîte aux lettres

1. Dans harmon.ie, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive, cliquez sur « Nouveau » (), puis sélectionnez « Enregistrer un dossier Outlook » (). Vous pouvez également faire glisser le dossier vers l’emplacement.
2. Sélectionnez le dossier Outlook.
3. Pour enregistrer les e-mails directement dans l’emplacement, décochez la case « Créer un dossier du même nom ». Sinon, ils seront enregistrés dans un nouveau dossier portant le nom du dossier Outlook.
4. Activez l’option « Continuer à enregistrer les nouveaux e-mails ».
5. Cliquez sur « Copier les e-mails » pour conserver également les e-mails dans Outlook, ou sur « Déplacer les e-mails » pour les déplacer vers le dossier « Éléments supprimés » d’Outlook. La règle conserve ce choix pour chaque e-mail qu’elle enregistre.
   

Les e-mails existants du dossier sont enregistrés immédiatement. Pour en savoir plus sur l’enregistrement des dossiers, consultez Comment enregistrer un dossier Outlook.

Dans une boîte aux lettres partagée

1. Dans harmon.ie, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive, cliquez sur « Nouveau » (), puis sélectionnez « Enregistrer le dossier Outlook » (). Vous pouvez également faire glisser le dossier depuis la boîte aux lettres partagée vers l’emplacement.
2. À côté de « Sélectionnez un dossier dans », sélectionnez la boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez le dossier Outlook.
3. Pour enregistrer les e-mails directement dans l’emplacement, décochez la case « Créer un dossier du même nom ».
4. Activez l’option Continuer à enregistrer les nouveaux e-mails, puis cliquez sur Copier les e-mails.
   

Exécutez vos règles

Vos règles enregistrent les e-mails lors d’une exécution automatisée. Si l’application harmon.ie Desktop est installée et que vous y êtes connecté, les exécutions s’effectuent en arrière-plan selon un calendrier défini, sans que vous ayez quoi que ce soit à faire. Si ce n’est pas le cas, vos règles n’enregistrent les e-mails que lorsque vous lancez vous-même une exécution, depuis le tableau de bord d’automatisation ou depuis un dossier. Dans ce cas, harmon.ie vous avertit lorsque de nouveaux e-mails sont en attente d’enregistrement.

Chaque exécution enregistre jusqu’à 200 e-mails par règle. Les autres sont enregistrés lors d’exécutions ultérieures.

Comment l’automatisation s’exécute-t-elle en arrière-plan ?

Lorsque l’application de bureau harmon.ie est installée, que vous êtes connecté et que la connexion est établie, vos règles s’exécutent automatiquement, même lorsque le complément est fermé. Une exécution a lieu une fois par heure et passe en revue chacune de vos règles. Les résultats s’affichent dans le tableau de bord d’automatisation au fur et à mesure, avec les heures de la dernière exécution et de la prochaine exécution.

Dans le complément Outlook, l’en-tête du tableau de bord indique l’état de la connexion de votre application Desktop :

• En ligne: l’application de bureau est connectée et exécute vos règles.
• L’application de bureau n’est pas installée: sélectionnez « Contacter l’administrateur » pour demander à votre administrateur de l’installer.
• Impossible d’accéder à votre application de bureau: ouvrez l’application de bureau et connectez-vous.

Comment puis-je exécuter toutes mes règles ?

Vous n’avez pas besoin d’attendre la prochaine exécution planifiée. L’option « Exécuter maintenant » traite immédiatement toutes vos règles ; c’est d’ailleurs le seul moyen de les exécuter lorsque vous ne disposez pas de l’application de bureau.

1. Ouvrez le tableau de bord de l’automatisation ().
2. Sélectionnez « Exécuter maintenant ».

La fiche « Enregistrement automatique » affiche le nombre d’éléments enregistrés et le nombre de problèmes détectés lors de l’exécution, à côté de l’heure de la dernière exécution.

Comment enregistrer les e-mails en attente d’un dossier Outlook ?

Lorsqu’une règle de dossier Outlook enregistre des e-mails dans un emplacement, les nouveaux e-mails du dossier Outlook y restent en attente jusqu’à la prochaine exécution de l’automatisation. Vous pouvez les enregistrer à partir du dossier de destination, sans ouvrir le tableau de bord d’automatisation.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier de destination, marqué d’une icône de règle (), ou ouvrez-le et cliquez sur l’icône « Exécuter » ().
2. Sélectionnez « Enregistrer les e-mails en attente ». L’action indique « Exécuter la règle du dossier lorsqu’aucun e-mail n’est en attente, ou lorsque harmon.ie ne peut pas déterminer leur nombre ».
3. Laissez harmon.ie ouvert pendant l’enregistrement de vos e-mails.

Passez la souris sur l’icône « Exécuter » () pour voir combien d’e-mails sont en attente.

Gérer vos règles

Comment exécuter, désactiver ou supprimer une règle ?

1. Ouvrez le tableau de bord d’automatisation ().
2. Dans le tableau « Règles actives », recherchez la règle souhaitée. Le tableau répertorie toutes les règles que vous avez créées, avec leur destination, la date de la dernière sauvegarde d’un e-mail, le nombre d’e-mails sauvegardés et le nombre de ceux qui ont posé problème. Pour voir à partir de quelle boîte aux lettres partagée une règle effectue la sauvegarde, passez la souris sur la règle.
3. Cliquez avec le bouton droit sur la règle et sélectionnez :
   • Exécuter la règle: enregistrez immédiatement les e-mails en attente de la règle, sans attendre la prochaine exécution.
   • Désactiver la règle: empêche la règle d’enregistrer des e-mails sans la supprimer. La règle est alors marquée comme « Désactivée »; sélectionnez « Activer la règle » pour la réactiver.
   • Aller à l’emplacement: ouvre l’emplacement de destination de la règle (SharePoint, Teams ou OneDrive) dans harmon.ie.
   • Supprimer: supprimez la règle, puis cliquez sur « Supprimer la règle » pour confirmer. Les e-mails déjà enregistrés dans Microsoft 365 ne sont pas affectés.

E-mails enregistrés automatiquement : métadonnées, nommage, catégories

Quelles métadonnées sont associées aux e-mails enregistrés automatiquement ?

harmon.ie remplit les colonnes d’en-tête de l’e-mail, telles que « De » et « À », pour chaque e-mail enregistré par une règle. Si l’emplacement comporte d’autres colonnes obligatoires, les e-mails enregistrés par une règle reçoivent les valeurs que vous avez saisies dans ces colonnes lors de l’enregistrement du premier e-mail ayant donné lieu à la création de la règle. Pour une règle de dossier Outlook, il s’agit du premier e-mail enregistré à partir du dossier.

Comment les e-mails enregistrés automatiquement sont-ils nommés ?

Chaque e-mail enregistré par une règle est nommé en fonction de son objet, de son expéditeur et de sa date. Chaque nom étant unique, un e-mail déjà enregistré dans l’emplacement n’est pas enregistré une nouvelle fois.

Quels sont les e-mails qui ne sont pas enregistrés automatiquement ?

Afin de préserver la clarté de vos conversations et dossiers enregistrés, les règles n’enregistrent pas les e-mails suivants, même s’ils correspondent aux critères :

• Réponses automatiques, telles que les messages d’absence du bureau
• Rapports d’échec de livraison et accusés de réception
• Demandes de réunion, réponses et annulations
• Avis de rappel de message
• E-mails indésirables

Comment trouver les e-mails qui ont été enregistrés ?

harmon.ie ajoute la catégorie « Enregistré dans M365 » à tout e-mail enregistré dans Microsoft 365, que ce soit automatiquement ou manuellement, par vous-même ou par un collègue. Recherchez cette catégorie dans votre boîte de réception pour trouver les e-mails enregistrés.

Comment trouver les e-mails qui n’ont pas pu être enregistrés ?

Si harmon.ie a tenté de sauvegarder un e-mail sans y parvenir, il le répertorie sous « Problèmes » dans la section « Sauvegarde automatique » et marque l’e-mail dans votre boîte de réception avec la catégorie « Problème rencontré ». Vérifiez votre boîte de réception pour repérer les e-mails de cette catégorie et essayez de les sauvegarder à nouveau.

Comment savoir si un collègue a déjà enregistré un e-mail ?

Lorsqu’un collègue enregistre un e-mail que vous avez également reçu, harmon.ie ajoute la catégorie « Enregistré dans M365 » à votre copie dans Outlook, indiquant ainsi qu’il a déjà été enregistré et où, afin que vous ne l’enregistriez pas deux fois.

Si vous ne voyez pas les catégories partagées, consultez la rubrique « Pourquoi ne vois-je pas les catégories ou les sauvegardes partagées ? ».

Pourquoi ne vois-je pas les catégories ou les enregistrements partagés ?

Si les e-mails enregistrés ne sont pas signalés par des catégories dans votre boîte de réception, ou si vous ne voyez pas qu’un collègue a déjà enregistré un e-mail :

1. Vérifiez que les catégories d’e-mails ne sont pas désactivées dans vos paramètres. Consultez la section « Appliquer des catégories aux e-mails enregistrés ».
2. Assurez-vous d’avoir accès à l’emplacement où ils sont enregistrés. Sinon, la catégorie ne s’affichera pas.
3. Si les catégories partagées ne s’affichent toujours pas, contactez votre administrateur et renvoyez-le à la section « Configurer les catégories partagées dans New harmon.ie ».