Gérer les fichiers Microsoft 365 avec harmon.ie

Comment créer un nouveau dossier Microsoft 365 ?

1. Dans harmon.ie, accédez à l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive où vous souhaitez créer le nouveau dossier.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement dans lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier, puis sélectionnez « Nouveau » ().
   Vous pouvez également ouvrir l’emplacement en double-cliquant sur son nom, puis cliquer sur « Nouveau » ().
3. Sélectionnez « Dossier » ().
4. Saisissez le nom du dossier, puis cliquez sur Créer.

Comment créer un nouveau fichier ?

1. Dans harmon.ie, accédez à l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive où vous souhaitez créer le nouveau fichier.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement dans lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier, puis sélectionnez « Nouveau » ().
   Vous pouvez également ouvrir l’emplacement en double-cliquant sur son nom, puis cliquer sur « Nouveau » ().
3. Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez créer. harmon.ie affiche tous les types de contenu configurés dans l’emplacement Microsoft 365. Par défaut, il s’agit des documents Word, des classeurs Excel et des présentations PowerPoint.
4. Saisissez le nom du fichier, puis cliquez sur « Créer ».

Comment créer un nouveau lien ?

1. Dans harmon.ie, localisez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive où vous souhaitez créer le nouveau lien.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’emplacement dans lequel vous souhaitez créer le nouveau lien, puis sélectionnez « Nouveau » ().
   Vous pouvez également ouvrir l’emplacement en double-cliquant sur son nom, puis cliquer sur « Nouveau » ().
3. Sélectionnez « Lien » ().
4. Saisissez l’URL du lien et le nom du lien, puis cliquez sur « Créer ».

Comment ouvrir des fichiers pour les consulter ou les modifier ?

1. Dans harmon.ie, localisez le fichier (document ou e-mail) que vous souhaitez ouvrir.
2. Double-cliquez sur le nom du fichier pour l’ouvrir.
   • FICHIERS MICROSOFT 365 (Word, Excel, PowerPoint, hors e-mails) : la première fois que vous double-cliquez sur un fichier, harmon.ie vous demande si vous souhaitez l’ouvrir dans l’application de navigateur ou dans l’application de bureau. harmon.ie mémorisera votre préférence.
   • FICHIERS PDF ET E-MAILS (.pdf, .eml, .msg) : harmon.ie vous demande si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le navigateur ou dans une application de bureau. L’ouverture dans une application de bureau utilise l’application associée au type de fichier, ou Microsoft OneDrive lorsque l’application de bureau harmon.ie n’est pas installée ou n’est pas en cours d’exécution. Découvrez comment ouvrir des fichiers dans des applications de bureau.
   • AUTRES TYPES DE FICHIERS: un double-clic ouvre le fichier dans le navigateur.
   Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le nom du fichier et sélectionner « Ouvrir dans l’application » ou « Ouvrir dans le navigateur ».

Comment ouvrir des emplacements et des fichiers dans un navigateur ?

Vous pouvez ouvrir n’importe quel emplacement SharePoint, Teams et OneDrive, ainsi que n’importe quel type de fichier, dans un navigateur Web. Pour ce faire :

1. Dans harmon.ie, localisez l’emplacement Microsoft 365 ou le fichier que vous souhaitez afficher dans le navigateur.
2. Cliquez avec le bouton droit sur l’emplacement ou le fichier, puis cliquez sur « Ouvrir dans le navigateur » ().
   Vous pouvez également ouvrir l’emplacement en double-cliquant sur son nom. Cliquez sur « Plus d’actions » () en haut, puis sélectionnez « Ouvrir dans le navigateur » ().

Comment ouvrir des fichiers dans des applications de bureau ?

Ouvrir un fichier dans son application par défaut

Utilisez l’option « Ouvrir dans l’application » pour ouvrir un fichier dans l’application de bureau associée à son type de fichier. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez « Ouvrir dans l’application ». L’application qui s’ouvre dépend de la disponibilité de l’application harmon.ie Desktop :

• L’application harmon.ie Desktop est installée et en cours d’exécution: chaque fichier s’ouvre dans l’application que Windows définit comme application par défaut pour ce type de fichier.
• L’application harmon.ie Desktop n’est pas installée, ou vous n’êtes pas connecté:
  • Les fichiers Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) s’ouvrent dans leur application de bureau.
  • Les fichiers PDF et les e-mails (.eml, .msg) s’ouvrent via l’application de bureau Microsoft OneDrive. Lorsque vous y êtes invité, cochez la case « Toujours autoriser harmon.ie à ouvrir OneDrive », cliquez sur « Ouvrir Microsoft OneDrive », puis sur « Ouvrir ». Assurez-vous que OneDrive est installé et que vous êtes connecté.

Choisissez l’application qui ouvrira le fichier

Utilisez « Ouvrir avec » pour ouvrir un fichier dans l’application de votre choix parmi celles installées, plutôt que dans son application par défaut.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez « Ouvrir avec ».
2. Dans le sous-menu, sélectionnez une application ou utilisez les options « Rechercher dans le Microsoft Store » ou « Choisir une autre application » pour en trouver une autre.

Comment ouvrir des canaux dans l’application Teams ?

1. Dans harmon.ie, repérez la chaîne que vous souhaitez ouvrir dans Teams.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du canal, puis cliquez sur « Ouvrir dans l’application Teams » ().
   Vous pouvez également ouvrir le canal en double-cliquant sur son nom. Cliquez sur « Plus d’actions » () en haut, puis sélectionnez « Ouvrir dans l’application Teams » ().

Comment prévisualiser un document ?

Ouvrez un aperçu complet de n’importe quel document dans une fenêtre distincte sans l’ouvrir. Utilisez les flèches de navigation pour parcourir les autres fichiers situés au même emplacement.

Dans l’application harmon.ie Desktop, sélectionnez un fichier pour en afficher un aperçu dans le volet de détails.

1. Cliquez avec le bouton droit sur un document, puis sélectionnez « Afficher l’aperçu » ().
2. Utilisez les flèches « Précédent » et « Suivant » situées en haut de la fenêtre d’aperçu pour passer d’un fichier à l’autre au sein d’un même emplacement.
3. Utilisez les actions rapides dans la barre supérieure de l’aperçu : « Copier le lien », « Ajouter aux favoris », « Télécharger », « Ouvrir dans l’application » et « Ouvrir dans le navigateur ».

Comment résumer un document ou un e-mail avec Copilot ?

Actuellement en version bêta.

Obtenez un résumé Copilot d’un fichier ou d’un e-mail enregistré sans l’ouvrir : un bref aperçu, puis les points clés, les décisions et les actions à mener.

1. Dans harmon.ie, sélectionnez le fichier ou l’e-mail enregistré que vous souhaitez résumer.
2. Passez la souris dessus ou cliquez dessus avec le bouton droit, puis sélectionnez « Résumer » ().
3. Lisez le résumé dans le panneau « Résumé par Copilot ». Sélectionnez « Résumé plus court » ou « Plus de détails » pour modifier sa longueur, ou « Copier » pour copier le texte.

Comment copier ou déplacer des fichiers ?

Vous pouvez copier ou déplacer des fichiers entre différents emplacements Microsoft 365 à l’aide des fonctions copier, couper et coller, ou par glisser-déposer. Dans l’application de bureau, vous pouvez également copier des fichiers entre harmon.ie et d’autres applications: votre ordinateur, un e-mail ou une autre application.

Copier ou déplacer des fichiers entre différents emplacements Microsoft 365

Copiez ou déplacez des fichiers au sein d’harmon.ie, par exemple depuis OneDrive vers un dossier SharePoint, ou d’un dossier SharePoint vers un autre.

Copier ou déplacer des fichiers entre différents emplacements Microsoft 365 à l’aide des fonctions « Copier », « Couper » et « Coller »

1. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers, puis choisissez « Copier » () ou « Couper » () dans le menu contextuel, ou appuyez sur Ctrl+C / Ctrl+X (Cmd+C / Cmd+X sur Mac).
2. Accédez à la bibliothèque, au dossier ou au canal Teams de destination.
3. Choisissez « Coller » () dans le menu à trois points, ou appuyez sur Ctrl+V (Cmd+V sur Mac).
4. Si un fichier portant le même nom existe déjà, vous êtes invité à remplacer le fichier, à conserver les deux ou à ignorer l’opération.
5. Si vous effectuez un collage dans une autre bibliothèque ou sur un autre site, harmon.ie vous avertit que certaines métadonnées risquent de ne pas être transférées. Cliquez sur « Coller quand même » pour continuer.
6. Si la bibliothèque de destination comporte des colonnes obligatoires, le panneau « Modifier les détails » s’ouvre automatiquement. Remplissez les informations requises et enregistrez.
7. Une fois le collage effectué, vous pouvez utiliser les options « Copier les liens » ou « Modifier les détails » directement depuis le message de confirmation.

Copiez ou déplacez des fichiers entre des emplacements Microsoft 365 par glisser-déposer

1. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers.
2. Faites-les glisser vers une bibliothèque, un dossier ou un canal Teams de destination dans harmon.ie.
3. Relâchez-les pour déplacer les fichiers. Pour les copier à la place, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous les déposez.
4. Les mêmes consignes que pour le collage s’appliquent : si un fichier portant le même nom existe déjà, vous pouvez le remplacer, conserver les deux ou l’ignorer; harmon.ie vous avertit lorsque les métadonnées risquent de ne pas être transférées vers une autre bibliothèque ou un autre site ; et le panneau « Modifier les détails » s’ouvre lorsque la destination comporte des colonnes obligatoires.

Copier des fichiers entre harmon.ie et d’autres applications

Dans l’application harmon.ie Desktop, vous pouvez copier des fichiers entre harmon.ie et votre ordinateur, un e-mail ou une autre application.

Copiez des fichiers entre harmon.ie et d’autres applications par glisser-déposer

Sélectionnez un ou plusieurs fichiers et faites-les glisser depuis harmon.ie vers :

• Utilisezl’Explorateur de fichiers ou votre bureau pour les copier sur votre ordinateur. Les fichiers sont toujours copiés : les originaux Microsoft 365 restent à leur emplacement d’origine, cette méthode ne peut donc pas être utilisée pour les déplacer.
• Un e-mail, dans lequel Outlook affiche deux zones de dépôt : déposez les fichiers sur « Joindre des fichiers » pour les joindre, ou sur « Télécharger vers OneDrive et partager le lien » pour qu’Outlook les télécharge vers votre OneDrive et insère un lien.
• Une autre application acceptant les fichiers, où la suite des événements dépend de l’application (celle-ci peut ouvrir, télécharger ou copier les fichiers).

Copier des fichiers entre harmon.ie et d’autres applications par copier-coller

• Copiez un fichier dans harmon.ie et collez-le dans l’Explorateur de fichiers, le Finder ou un e-mail Outlook.
• Copiez des fichiers depuis votre ordinateur et collez-les dans un emplacement harmon.ie pour les télécharger.

Comment télécharger un fichier sur votre ordinateur ?

Télécharger

1. Dans harmon.ie, cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez télécharger.
2. Sélectionnez « Télécharger » (). Le fichier est enregistré dans votre dossier de téléchargements.

Enregistrer sous

1. Dans l’application de bureau harmon.ie, cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez enregistrer.
2. Sélectionnez « Enregistrer sous » ().
3. Dans la boîte de dialogue, choisissez le dossier de destination et confirmez ou modifiez le nom du fichier, puis cliquez sur « Enregistrer ».
4. Une fois l’enregistrement terminé, vous pouvez cliquer sur « Afficher dans le dossier » pour visualiser le fichier dans l’Explorateur de fichiers, ou sur « Ouvrir » pour ouvrir immédiatement le fichier enregistré.

Pour enregistrer plusieurs fichiers en une seule fois, faites-les plutôt glisser hors d’harmon.ie: la fonction glisser-déposer prend en charge la sélection de plusieurs fichiers et vous permet de les déposer directement dans le dossier de votre choix.

Comment modifier les détails des fichiers Microsoft 365 ?

1. Dans harmon.ie, localisez le fichier SharePoint, Teams ou OneDrive.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du fichier, puis sélectionnez « Modifier les détails » (). Dans l’application de bureau harmon.ie, vous pouvez également sélectionner le fichier et cliquer sur « Tout modifier » dans le volet des détails.
3. Le panneau « Modifier les détails » s’ouvre dans harmon.ie.
   • Modifiez les valeurs des champs selon vos besoins.
   • Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque et doivent être renseignés avant l’enregistrement.
   • Pour appliquer une étiquette de conservation, sélectionnez-la sous « Appliquer une étiquette », ou sélectionnez « Aucune » pour la désélectionner.
     
   • Utilisez le bouton « Afficher uniquement les éléments requis » situé en bas de l’éditeur (disponible lorsqu’il y a des détails obligatoires) pour basculer entre l’affichage des champs obligatoires uniquement et celui de tous les champs disponibles.
   • Cliquez sur l’icône « Modifier dans le navigateur » () pour continuer à modifier les détails du fichier dans le navigateur.
4. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications, ou sur « Annuler » pour quitter sans enregistrer.

Comment modifier les détails de plusieurs fichiers à la fois ?

Vous pouvez mettre à jour les détails de plusieurs fichiers en une seule opération.

1. Sélectionnez plusieurs fichiers dans la vue Accueil ou la vue Contenu.
2. Cliquez sur « Modifier les détails » () dans la barre d’outils en bas de l’écran, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Modifier les détails ». Le panneau « Modifier les détails » s’ouvre, affichant « Modifier N éléments » en haut.
3. Modifiez les champs que vous souhaitez mettre à jour. Les champs laissés inchangés conservent leurs valeurs d’origine propres à chaque fichier. Les champs dont les valeurs diffèrent d’un fichier à l’autre affichent un espace réservé <Valeurs multiples>: la saisie d’une nouvelle valeur remplace les valeurs existantes dans tous les fichiers sélectionnés.
4. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications à tous les fichiers sélectionnés, ou sur « Annuler » pour les ignorer.

Comment trouver les fichiers dont les informations obligatoires sont manquantes ?

Lorsqu’une bibliothèque comporte des colonnes obligatoires, harmon.ie signale les fichiers dont l’une d’entre elles est vide :

• L’icône « Détails manquants » () apparaît à côté du nom du fichier.
• Dans la liste, la colonne obligatoire vide affiche « Détails manquants ». Si cette colonne n’apparaît pas dans l’affichage, c’est la colonne « Modifié » qui l’indique à la place.
• Au-dessus de la liste, un message indique : « Certains fichiers manquent de détails requis ».

Pour compléter les informations manquantes :

1. Dans ce message, cliquez sur « Afficher ces fichiers ». La liste affiche uniquement les fichiers pour lesquels des détails obligatoires manquent, dans le dossier et ses sous-dossiers.
2. Sélectionnez un fichier et modifiez ses détails, ou sélectionnez plusieurs fichiers et modifiez-les simultanément. Pour renseigner une colonne vide, cliquez sur « Détails manquants » dans cette colonne.
3. Pour afficher à nouveau tous les fichiers, cliquez sur « Afficher tous les fichiers » dans la notification.

Comment supprimer des fichiers ou des dossiers ?

1. Dans harmon.ie, sélectionnez le ou les fichiers ou dossiers que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Supprimer » ().

Comment renommer des fichiers ou des dossiers ?

1. Dans harmon.ie, localisez le fichier ou le dossier que vous souhaitez renommer.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier, puis sélectionnez « Renommer » ().
3. Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur « Renommer ».

Comment afficher une vignette des fichiers Microsoft 365 ?

1. Dans harmon.ie, localisez le fichier SharePoint, Teams ou OneDrive (document ou e-mail).
2. Passez la souris sur un fichier pendant 2 secondes pour afficher sa vignette. La vignette affiche un aperçu du fichier (pour les images, les présentations PowerPoint et les PDF), ainsi que le nom de la dernière personne à l’avoir modifié et la date de la dernière modification.