Investec

Das internationale Finanzdienstleistungsunternehmen Investec Asset Management ist für Vermögenswerte in Höhe von 115 Mrd. USD verantwortlich. Das heißt, die Verwaltung von Kundenaufträgen und internationalen Compliance-Dokumenten sind von entscheidender Bedeutung für das Geschäft. Daher arbeitet das Unternehmen mit harmon.ie zur schnellen und effizienten Verarbeitung und Kategorisierung von SharePoint-Dokumenten und E-Mails.

Organisatorischer Hintergrund

Wenn Sie die Verantwortung für Vermögenswerte in Höhe von 115 Mrd. USD tragen, ist die Verwaltung von Kundenbestellungen und internationalen Compliance-Dokumenten äußerst wichtig für Ihr Unternehmen. Das 1991 in Südafrika gegründete Unternehmen Investec Asset Management genießt hohes Ansehen bei seinen Kunden, die dem Unternehmen mehrere Milliarden anvertraut haben. Es bietet ausgezeichnete Servicedienstleistungen durch Nutzung von harmon.ie zur schnellen und effizienten Verarbeitung und Kategorisierung von Dokumenten und E-Mails.

Investec hat einen internationalen Kundenstamm, hierzu gehören Pensionsfonds, Zentralbanken, Staatsfonds, Versicherungen, Stiftungen, Finanzberater und Privatinvestoren. Die unterschiedlichen Kunden an den verschiedenen Standorten bedeuten für die 1.000 Information-Worker bei Investec, dass eine Fülle von Dokumenten innerhalb der Niederlassungen auf der ganzen Welt (darunter London, New York, Sydney, Hongkong, Singapur und Taipeh) vervollständigt, kategorisiert und verarbeitet werden muss.

Die Herausforderung

Um ein zentrales Dokumenten- und E-Mail-Repository einzurichten, führte Investec 2010 SharePoint ein und führte im Herbst 2014 ein Upgrade auf SharePoint 2013 durch. SharePoint wurde mit anderer Software, wie beispielsweise dem CRM-System Salesforce.com, dem Handelssystem von Investec und seiner Datenbank im gesamten Unternehmen integriert. Alle geschäftlichen Vorgänge laufen heute über SharePoint. „Der Arbeitstag beginnt damit, dass die Mitarbeiter auf ihren SharePoint-Bildschirm schauen und wissen, was an diesem Tag an Arbeit anfällt“, erklärt Bhuti Mbele, technischer Leiter für SharePoint bei Investec.

Das Ziel von Investec war es, dass alle Dokumente und die gesamte Kundenkommunikation über Metadaten in SharePoint kategorisiert und gespeichert werden. Das Unternehmen nutzt zwei Hauptkategorien von Metadaten: einen Dokumententyp (enthält Kundenaufträge; das Konto wird individuell oder professionell verwaltet, juristische Briefe, Prokuristen und verschiedene Compliance-Dokumente) und Portfolio-Codes als eindeutige Kennungen für jeden Kunden.

„Auch wenn die IT die Verwendung von SharePoint vorgeschrieben hat, haben einige Mitarbeiter Dokumente immer noch lokal gespeichert, und zwar entweder über persönliche oder gemeinsam genutzte Laufwerke,“ sagt Mbele. Der Grund war, dass die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit SharePoint umständlich und zeitaufwendig war. Kundenmanager, die für die Erstellung von Kundendokumenten in SharePoint verantwortlich sind, fanden es so umständlich, dass sie Mbele manchmal baten, Dokumente für sie herunterladen. „Sie mussten vielleicht 10 Dokumente herunterladen, eine banale Aufgabe, die eine Weile dauern kann“, so Mbele. Hinzu kam, dass wichtige E-Mails nicht zusammen mit den jeweiligen Kundendokumenten gespeichert wurden, weil es keine einfache Möglichkeit gab, E-Mails in SharePoint hinzufügen und zu kategorisieren

Mbele zeigte Verständnis für die Situation, als er diese Anfragen erhielt, aber tatsächlich brauchte er weniger als eine Minute, um all diese Dokumente herunterladen. Er nutzte nämlich bereits die kostenlose Version von harmon.ie, das Outlook-Plug-in, das direkt aus dem E-Mail-Programm ein Fenster in SharePoint erstellt. Er zog die Dokumente einfach aus dem SharePoint-Fenster in eine E-Mail und

klickte auf Senden. „Sie dachten, dass ich mir die Zeit nehme, um all diese Dokumente herunterzuladen, aber eigentlich habe ich nur harmon.ie verwendet“, erklärt er

Die Lösung

Nachdem er erkannt hatte, dass harmon.ie die Zusammenarbeit vereinfachen und zu einer höheren Akzeptanz von SharePoint führen würde, setzte Mbele die Einführung einer lizenzierten Version im ganzen Unternehmen durch.

„Ausschlaggebend bei SharePoint und auch bei anderen Dokumentenmanagementsystemen ist, wie einfach oder schwierig die Speicherung und der Zugriff auf Dokumente ist“, so Mbele. „Mit harmon.ie kann wirklich jeder ein Dokument per E-Mail empfangen und es einfach in SharePoint ablegen.“

Hier sind drei Möglichkeiten aufgeführt, wie Investec mithilfe von harmon.ie Dokumente und Kommunikation besser verwalten kann.

Business Szenario Nr. 1: Neuanlage und Pflege von Kundendaten

Die Neuanlage eines Kunden umfasst die Erfassung und Vervollständigung Dutzender von Dokumenten, einschließlich Vollmachten. In einer Vollmacht sind Anweisungen vermerkt, wie und wo Kunden ihr Geld investieren und welche Benchmarks sie in Bezug auf die Rendite erreichen wollen. Kundenmanager erstellen diese in Salesforce, indem sie ihnen eine Portfolio-Kennung und eine Dokumentenkennung geben, die die Dokumente automatisch in SharePoint platziert und kategorisiert. Vertriebsmitarbeiter können so auf einfache Art und Weise einen bestimmten Kunden im Salesforce-System auswählen und auf die Dokumente zugreifen. Das spart enorm viel Zeit in der Kundenkommunikation. Früher mussten die Vertriebsmitarbeiter die entsprechenden Dokumente auf ihren Computer laden, eine E-Mail an den Kunden schreiben und diese Dokumente dann – nach und nach – an die E-Mail anhängen. Dieses Verfahren ist umständlich und fehleranfällig. Darüber hinaus gibt es nicht unbedingt eine genaue Aufzeichnung der Korrespondenz und Transaktionen und somit keinen Audit-Trail. Wenn ein Kunde Investec heute ein Dokument per E-Mail schickt, wie beispielsweise Mitteilungen zum Bankkonto, wird es über harmon.ie in SharePoint mit der entsprechenden Portfolio-Kennung und dem Dokumententyp gespeichert. Die Vertriebsmitarbeiter öffnen einfach die E-Mail und ziehen dann E-Mail und Dokument in das SharePoint-Fenster. Dieses einfache Verfahren führt dazu, dass Mitarbeiter mühelos „das Richtige tun“, während das Unternehmen eine genaue Aufzeichnung über Interaktionen mit dem Kunden und Transaktionen erhält.

Business Szenario Nr. 2: Interne Transaktionen

Wenn Mitarbeiter bei Investec auf eigene Rechnung agieren, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Dokumente mit den Vorschriften, die die Häufigkeit dieser Käufe regulieren und vor etwaigen Interessenkonflikten schützen, übereinstimmen. Wenn ein interner Mitarbeiter Assets in einem Unit Trust (ein Investmentfonds) kauft, füllt er ein Bestellformular in Salesforce aus, in dem Informationen über die Höhe der Anlage und die Art der Investition angegeben werden müssen. Die Daten werden in SharePoint übernommen und das Programm erstellt ein „Privatkontodokument“ im PDF-Format. Das löst einen bestimmten Workflow aus und das Dokument wird automatisch entsprechend gekennzeichnet und an den Chief Investment Officer zur Genehmigung weitergeleitet. Nach der Genehmigung geht das Dokument dann an die Handelsabteilung, die den Kauf tätigt. Compliance-Mitarbeiter, die einen Audit-Trail benötigen, oder tatsächlich jemanden brauchen, der für sie nach Daten sucht, können diese Dokumente und E-Mails einfach mit harmon.ie durchsuchen, und zwar direkt im Outlook-Fenster.

Business Szenario Nr. 3: Projektbibliothek

Da Kundenmanager und Vertriebsmitarbeiter mit den Kunden kommunizieren, ist es dank harmon.ie für sie nun auf einfache Art und Weise möglich, E-Mails und Dokumente in der Projektbibliothek zu speichern. Und die Compliance-Mitarbeiter können schnell und einfach auf sie zugreifen und sicherstellen, dass Transaktionen – intern und extern – allen relevanten Vorschriften entsprechen. Da sich alle Mitteilungen und Dokumente an einem Ort befinden, können sie auch mit einer einzigen Suchabfrage bei harmon.ie gefunden werden. Auf diese Weise ist es ein Leichtes, Audit Trails zu erstellen. In Großbritannien beispielsweise muss sich das Unternehmen an die Vorschriften des European Market Infrastructure Reporting (EMIR) halten, eine EU-Verordnung zur Gewährleistung der Transparenz beim außerbörslichen Derivatehandel („OTC-Derivatehandel“). Wenn die Handelsabteilung einen Handel in SharePoint meldet, wird automatisch eine E-Mail an die Investment Operations-Abteilung gesendet, damit das entsprechende EMIR-Reporting erfolgt.

 

Zukünftige Pläne

Investec-Benutzer haben in den vergangenen sechs Monaten mit der Nutzung von harmon.ie begonnen, und Investec beginnt nun mit der offiziellen Einführung der Enterprise-Version. Mbele geht davon aus, dass sie zuerst im Vertrieb, bei den Kundenmanagern und den betrieblichen und juristischen Mitarbeitern eingeführt wird. „Diese Abteilungen sind häufige Nutzer von SharePoint“, erklärt er. „Die Mitarbeiter werden den Mehrwert sofort erkennen.“

Investec plant, Dokumente in Social Collaboration-Tools wie Skype for Business (Lync) und SharePoint-Newsfeeds zu integrieren. Die Integration wird einfach sein, weil harmon.ie bereits den Zugang zu solchen Tools bietet. Investec kann sicher sein, dass harmon.ie sie auch weiterhin unterstützt, je weiter sie sich in Richtung Collaboration entwickeln.

Da so viel von Investecs betrieblicher Tätigkeit von der Zusammenarbeit, dem Austausch und der Speicherung von Dokumenten abhängt, ist harmon.ie eine große Hilfe, damit das Unternehmen schneller und effizienter arbeiten kann.Mit harmon.ie

wird sich auch die konsequente Nutzung von SharePoint weiter verbreiten. Kurzum, harmon.ie macht ein schon gutes Produkt noch besser.

„Für mich bilden SharePoint und harmon.ie einfach eine Symbiose“, so Mbele. „harmon.ie hat SharePoint sozusagen zum Leben erweckt.“