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Swiss Re

harmon.ie humanise l'environnement de travail digital de Swiss Re.

Swiss Re compte parmi les trois plus grands groupes de réassurance au monde. L'entreprise propose des solutions globales de premier plan en assurance, réassurance et autres formes de transfert de risque basées sur l'assurance. Elle emploie plus de 14 000 collaborateurs sur les cinq continents et génère plus de 30 milliards USD de valeur.

La stratégie d'entreprise de Swiss Re pour maintenir son leadership sur le marché est de se positionner comme un acteur sans égal de la connaissance, ou plus précisément, de « se placer à l'avant-garde des techniques émergentes pour estimer les pertes dans des domaines d'expertise en évolution, voire inexplorés, et partager avec les clients les fruits de la connaissance qui en sont tirés. » Parfait exemple la première émission d'une assurance paramétrique indexée sur les conditions météorologiques pour une centrale hydroélectrique au Brésil. La société a ainsi pu amoindrir les risques liés aux graves sécheresses que le pays a connues ces dernières années. La quantité de données disparates entrant dans l'évaluation du risque pour un tel projet est proprement vertigineuse et il est donc essentiel pour Swiss Re de lui donner du sens pour assurer le succès de sa stratégie. Rainer Baumann, CIO de Swiss Re affirme que « la nature des risques que nous connaissons aujourd'hui est tellement différente de celle que nous connaissions il y a 20 ans ».

La connaissance : un atout stratégique

Pour être à même d'assurer et de réassurer des projets tels que la centrale hydroélectrique au Brésil, Swiss Re s'appuie sur des équipes d'experts qui sont la source de la création de connaissances sur l'évaluation du risque à partir de quantités gigantesques de données disponibles. Selon M. Baumann, « nous sommes des experts de la manipulation des données, des méthodes pour les intégrer mais aussi de l'exploitation des dernières technologies. »

Il relève des défis de taille dans le sens à tirer de ces montagnes de données à disposition en soulignant que « la majorité d'entre elles n'est pas structurée. Elle est sans contexte puisqu'elle provient de sources très différentes. Il faut alors la replacer dans son contexte pour la comprendre. Nous n'avons pas des centaines ou milliers de personnes pour cela, nous devons donc le faire de façon intelligente et c'est là notre axe prioritaire. »

La technologie à la rescousse ?

Dans son analyse, Rainer Baumann ne tarde pas à souligner l'utilisation efficace de la technologie comme un aspect essentiel du sens à donner aux données de Swiss Re à travers les multiples facettes de son activité. Parmi les exemples qu'il cite à cet effet, il explique : « lorsque nous recevons une déclaration de sinistre après un évènement, le cheminement classique est que quelqu'un devra faire passer l'information depuis un email à un système. À partir de ce système, quelqu'un analyse l'information et entre des informations supplémentaires dans un autre système. Pourtant, plus ou moins tout pourrait être automatiquement extrait, puis digitalisé. »

La technologie n'est toutefois qu'une partie de la solution. En effet, si personne n'est à même de l'utiliser, il est impossible d'en réaliser son potentiel de valeur pour l'entreprise. Selon Rainer Baumann, « c'est la problématique classique avec l'adoption des dernières technologies…vous consacrez un temps considérable à trouver la bonne information quelque part, à la préparer et à en extraire le plus judicieux. »

La voie de l'environnement de travail digital

À l'appui de la stratégie d'entreprise visant à favoriser la collaboration pour améliorer l'évaluation du risque, Swiss Re s'est embarqué sur la voie de l'environnement de travail digital. L'objectif était d'apporter aux équipes de Swiss Re les outils dont elles ont besoin pour faire de l'entreprise un leader de la connaissance, et donc de fournir aux experts les outils dont ils ont besoin pour dégager l'évaluation des risques la plus précise et efficace à partir des masses de données à disposition.

L'importance de la collaboration

Swiss Re savait qu'amener les gens à travailler ensemble était un paramètre essentiel pour libérer la valeur des technologies dédiées à l'environnement de travail digital. Rainer Baumann met en lumière que « pour nous l'innovation ne se niche pas dans des projets de recherche difficiles et contraignants. Elle se situe à toutes les échelles de l'entreprise…est formée au cœur de la collaboration et des échanges ouverts pour partager les problèmes. »

Pour distiller cette collaboration, Swiss Re s'est tourné vers Microsoft en tant que fournisseur de technologies de premier plan. Selon Rainer Baumann, « Dans le cadre de notre programme d'environnement de travail digital, s'embarquer dans l'adoption des dernières technologies est synonyme d'un chemin ardu à parcourir sur la voie Microsoft avec les plates-formes Exchange, SharePoint et autres. »

SharePoint dans l'environnement de travail digital

Parmi les écueils sur la voie, figurait la mise en place de SharePoint compte tenu du manque d'efficacité de la plate-forme déployée pour le résumer ainsi. Jochen Kleinschnittger, Vice President and Senior Enterprise Architect de Swiss Re, se rappelle : « nous avons fait l'erreur d'introduire SharePoint comme un projet technique de plus, en pensant « laissons l'équipe informatique faire son boulot et puis les utilisateurs métier n'auront plus qu'à l'adopter et l'utiliser ».

L'adoption de SharePoint fut alors faible et les objectifs ne furent pas atteints.

Une approche de l'expérience digitale centrée sur l'humain

La leçon tirée par Swiss Re après le déploiement manqué de SharePoint a été de réaliser l'importance de l'adoption par les utilisateurs des nouveaux outils et solutions. Pour de nombreuses entreprises, le passage à un environnement comme SharePoint ou Office 365 est souvent considéré comme un projet purement technique sans réflexion adéquate sur ce que cela représente pour l'utilisateur final. Pour Swiss Re, la formation des utilisateurs sur ce qu'ils avaient à attendre de SharePoint et comment l'utiliser était une étape cruciale qui a été manquée lors de la mise en œuvre initiale de la plateforme.

À partir de là, Swiss Re a décidé de faire sienne la solution d'harmon.ie pour remettre l'humain au cœur du processus et ramener SharePoint dans le quotidien de ses équipes. Swiss Re était coutumier d'un environnement de travail intégré de par l'utilisation passée de LotusNotes qui permet de faire fonctionner les applis pro dans l'email client. Dans l'environnement Notes, harmon.ie permettait déjà aux responsables de l'information de Swiss Re de capturer et partager les emails et documents dans SharePoint. La contribution d'harmon.ie à l'humanisation de l'expérience utilisateur grâce à une collaboration facile depuis l'email client était donc déjà une réalité tangible.

L'introduction d'harmon.ie est devenue une composante essentielle de l'initiative de Swiss Re vers un environnement de travail digital car elle a dopé le taux d'adoption de SharePoint, et amélioré le niveau de collaboration globale et d'efficacité des équipes à l'échelle de toute l'entreprise. Rainer Baumann synthétise ainsi la contribution d'harmon.ie :

« Dans le cadre de notre programme d'environnement de travail digital, s'embarquer dans l'adoption des dernières technologies est synonyme d'un chemin ambitieux à parcourir dans l'univers Microsoft avec les plates-formes Exchange, SharePoint et autres. » Harmon.ie joue un rôle clé dans la simplification de l'accès à ces technologies et dans leur adoption. Désormais, grâce à l'appli harmon.ie, vous pouvez partager des documents en toute simplicité, interagir avec les autres et même avoir accès à tous vos documents sur votre téléphone portable où que vous soyez dans le monde. »

Le déploiement d'harmon.ie

Avec harmon.ie, l'adoption de SharePoint devient une réalité simple et favorise la collaboration entre les experts de Swiss Re qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur la manipulation de la technologie. Faire avancer les gens sans effort, voilà l'un des secrets de la réussite d'harmon.ie.

Selon Jochen Kleinschnittger,

« Nous avons fait d'harmon.ie un produit standard pour tout un chacun. Il est fourni à toute nouvelle personne qui rejoint la société. Il est installé sur son ordinateur portable et sur Outlook et facilite la navigation sur le cloud pour une meilleure expérience utilisateur globale. »

harmon.ie place l'utilisateur à l'avant comme au centre de sa technologie et considère qu'une expérience et un parcours de qualité, parfaitement intégrés à la culture de l'entreprise, révèlent toute leur importance dans l'accroissement des taux d'adoption tout en ayant des effets positifs sur la productivité.

En réalité, la solution harmon.ie est si bien adaptée à la réalité de Swiss Re que les collaborateurs de l'assureur ne sont pas obligés de l'utiliser ou de s'y former. On leur montre juste que c'est un outil de travail efficace puisqu'il laisse l'utilisateur se concentrer sur ses vrais sujets. La majeure partie des salariés commence à utiliser la barre harmon.ie tout de suite dès lors qu'ils réalisent à quel point il devient simple d'obtenir l'information dont ils ont besoin là où ils passent déjà tout leur temps, à savoir dans l'email client.

Un partenaire de choix pour le parcours à suivre

De par son rôle facilitateur dans la collaboration, harmon.ie est devenu un partenaire de premier plan de l'initiative de Swiss Re pour un environnement de travail digital. La solidité de la solution est l'une des clés de son succès. Swiss Re est passé de SharePoint 2013 à SharePoint 2016, puis à Office 365 avec harmon.ie sans changement de l'expérience utilisateur. La société peut ainsi rester à la page des dernières avancées sur l'ensemble de ses plates-formes sans que ses équipes aient à apprendre à utiliser la nouvelle version ou même à s'adapter à une présentation et un ressenti différents. De surcroît, l'utilisation d'harmon.ie facilite grandement le passage sans écueil de SharePoint 2013 à 2016 et Office 365, justement grâce à ses qualités d'intégration et d'homogénéité à travers l'ensemble des plates-formes, y compris mobiles. Avec le passage de Swiss Re sur le cloud, les utilisateurs n'auront plus non plus à jongler entre des applis disparates dans et l'environnement Office 365 et au-delà.

Disposer d'harmon.ie sur ordinateur portable, poste de travail et équipement mobile améliore l'expérience utilisateur des équipes de Swiss Re. Plus important encore, les experts Swiss Re peuvent ainsi mieux collaborer et éveiller l'innovation dont Swiss Re a besoin pour réaliser sa stratégie d'entreprise : devenir un acteur de la connaissance.

harmon.ie continue d'œuvrer aux côtés de Swiss Re dans son parcours vers le cloud au sein de l'environnement de travail digital. Les offres produits actuelles et futures d'harmon.ie sont entièrement tournées vers l'univers du cloud de l'entreprise, dans l'objectif de réunir des données non structurées à partir de nombreuses applis disparates et d'en révéler le sens pour que les utilisateurs puissent se concentrer sur l'importance du contenu plutôt sur la recherche de l'information. C'est là une réponse de choix aux défis de l'information qui attendent l'entreprise, aujourd'hui comme demain.