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Les défis de la gouvernance de l’information

Dimension essentielle du fonctionnement de l’entreprise moderne, la gouvernance de l’information orchestre son approche de la création, de la conservation et de l’utilisation des données. Par le pilotage de la gestion de l’information et l’instauration d’un cadre de responsabilité, elle assure la conformité à l’ensemble des règles de gouvernance et de sécurité. Pourtant, l’efficacité de cette gouvernance soulève de plus en plus de défis.

L’arrivée des nouvelles technologies (comme le cloud et le big data) et des nouveaux modes d’organisation physique du travail (télétravail) fait peser plus de risques que jamais sur l’information. La quantité de données générées, collectées et stockées par l’entreprise, y compris des données sensibles, a littéralement explosé. Malheureusement, ces nouvelles technologies se sont accompagnées d’une inévitable multiplication des sources de fuite de données sensibles à travers les fissures des systèmes informatiques. Fragilisés, ils sont exposés aux attaques de la cybercriminalité.

La législation sur la protection des données est repensée pour tenter de préserver ces données. Les entreprises sont pressées de tout changer pour s’adapter à ce nouveau paradigme de l’utilisation des données de leurs clients et de leurs salariés. Quoi qu’il en soit, l’accroissement du risque de cybersécurité n’est pas prêt de disparaître. Les entreprises n’ont donc pas d’autre choix que de faire preuve d’une diligence à toute épreuve à l’égard de l’information qu’elles manipulent au quotidien.

Dans ce flux mouvant, une chose est certaine : la rigueur, la précision et l’exhaustivité du modèle de gouvernance de l’information sont des qualités essentielles à la réussite de l’entreprise digitale. Ce n’est qu’à travers l’efficacité de leur gouvernance de l’information que les organisations peuvent protéger l’information, se conformer aux nouvelles législations et, à terme, libérer le potentiel de leur transformation digitale.

Comment définir un bon modèle de gouvernance de l’information ?

Chaque structure aura sa propre approche de la gouvernance de l’information qui consiste à consolider tout un éventail de disciplines conjuguées - stockage de données, sécurité, conformité, confidentialité, archivage, finance, découverte électronique, gestion documentaire, gestion de la connaissance, gestion des dossiers, gestion des risques, intelligence économique, architecture d’entreprise, etc.

La responsabilité de la gouvernance de l’information peut être confiée à un collaborateur ou une équipe (souvent les RH, les services conformité ou gestion de l’information) au sein de l’entreprise. Mais face à tant d’axes critiques à considérer, c’est bien à l’échelle de l’organisation toute entière qu’elle est à partager. L’ensemble du personnel doit, d’une façon ou d’une autre, participer à garantir la sécurité et la conformité de la gestion des données et des documents. Cependant, la clé du succès de la gouvernance de l’information est son pilotage depuis le centre de commandement.

Retrouvez notre dernier webinar pour des idées pratiques de stratégies de gouvernance de l’information.

Huit leviers pratiques de la gouvernance de l’information

Nous vous présentons ici huit leviers pratiques à actionner pour aider votre entreprise à mettre en place sa gouvernance de l’information et installer sa réussite à l’ère de l’environnement de travail digital :

1. Repérer l’information conduire un audit pour découvrir où se trouve l’information dans l’organisation aujourd’hui et où elle a été stockée par le passé. Il est important d’identifier la formation de silos de données pour les dissoudre.

2. Classer l’information distinguer ce qui est d’important de ce qui ne l’est pas. S’assurer du classement correct des données financières, juridiques, PII et autres informations sensibles.

3. Déterminer une source de référence unique définir un seul lieu où sera stocké l’ensemble des informations de votre organisation pour que les équipes sachent où trouver ce qu’ils cherchent et où sauvegarder leurs documents de travail. Trouver une solution fiable et simple d’utilisation.

4. Déléguer la responsabilité des données mettre en place une équipe détentrice et référente de la gouvernance de l’information. S’assurer que chaque collaborateur est conscient de ses responsabilités concernant l’enregistrement des documents au bon endroit, l’ajout de métadonnées, etc.

5. Faciliter la conservation les équipes doivent pouvoir sauvegarder les documents et l’information en quelques clics et ajouter rapidement les bonnes métadonnées.

6. Simplifier la recherche introduire des fonctionnalités de recherche intelligente. Permettre à chacun de trouver ce qu’il cherche en quelques clics pour accomplir sa tâche.

7. S’inscrire dans un processus continu la gouvernance de l’information n’est pas un projet d’un jour. La mise à jour des systèmes est un élément important, notamment pour prendre en charge les dernières évolutions règlementaires ou de sécurité.

8. Ne pas négliger les emails l’information contenue dans les emails est souvent aussi importante que dans les autres documents. La plupart des échanges formels et avec l’extérieur se font par email.

La gouvernance de l’information au service de l’homme

Harmon.ie estime que le succès de la transformation digitale dépend de l’humanisation de l’environnement de travail digital. Actuellement, de trop nombreuses solutions digitales sont exclusivement centrées sur la technologie et pas sur ceux qui l’utiliseront. Notre objectif est de remettre l’humain au cœur du débat. C’est sur cet idéal que se fonde notre solution de gouvernance de l’information.

Harmon.ie rationalise votre expérience SharePoint et améliore votre gouvernance de l’information. Par l’intégration de tous les outils nécessaires dans les emails et la simplification des tâches, harmon.ie place le contrôle de l’information entre les mains de ceux qui la travaillent et rend ainsi son humanité au processus de gouvernance. Découvrez comment :

  • Centralisation de la gouvernance de l’information – harmon.ie place la gestion des documents et données dans Outlook, là où vos collaborateurs passent l’essentiel de leur journée.
  • Capture automatique de l’information – harmon.ie vous permet de récupérer facilement les emails et documents dans Outlook pour les stocker au bon endroit dans SharePoint. harmon.ie propose désormais des recommandations intelligentes pour le stockage de vos emails importants.
  • Classement de l’information – harmon.ie incite les utilisateurs à saisir les métadonnées nécessaires pour mieux classer l’information. Harmon.ie propose désormais des recommends smart topics pour les métadonnées, ce qui épargne à vos collaborations le besoin de les évaluer.
  • Recherche intelligente – lorsque l’information est classée correctement, il devient simple de récupérer les documents et emails.
  • Flexibilité d'utilisation – harmon.ie permet un accès sécurisé SharePoint et Office 365 à partir de n’importe quel équipement pour collecter, classer et rechercher l’information au bureau comme en déplacement.

Pour plus de conseils sur la gouvernance de l’information ou découvrir comment harmon.ie humanise l’environnement de travail digital, n’hésitez pas à contacter harmon.ie dès à présent.

David Lavenda
Vice President of Product Strategy