Office 365 est la solution cloud de productivité de Microsoft, qui offre non seulement une nouvelle manière d'acheter et d'utiliser la suite Office intégrale (Word, Excel, PowerPoint, etc.), mais comprend aussi SharePoint et Lync Online. De nombreuses offres d'abonnements vous sont proposées. Microsoft veut attirer vers le cloud de nouveaux consommateurs à l'aide de sa solution Office 365 Famille, mais Office 365 cible principalement les petites et moyennes entreprises (visionner la dernière vidéo Office 365 pour Entreprise pour en savoir plus).

Lorsqu'une entreprise choisit Office 365, ses données sont la plupart du temps stockées dans des serveurs sur site existants, nécessitant une migration. Les fonctionnalités d'Office 365 étant assez complètes, ces données peuvent inclure des e-mails, des documents, ainsi que des images et du contenu multimédia.  Cet article s'intéressera particulièrement aux stratégies de migration de ces données en apportant un certain nombre de conseils utiles.

Le contenu peut généralement être catégorisé comme suit :

Email/Données Exchange : Tout le contenu de la messagerie électronique (Exchange et autres produits), y compris les répertoires, les dossiers personnels et les pièces jointes.
Documents : Les fichiers souvent stockés sur des partages réseau, sur les disques locaux des utilisateurs ou dans les systèmes de gestion de documents (ceux-ci peuvent inclure les implémentations de SharePoint sur site).
Contenu Intranet : Ce contenu comprend des documents, ainsi que du texte enrichi, des images et des fichiers multimédia.  Ce contenu inclut de plus en plus des supports audio et vidéo.

Conseils et astuces : Exchange

Lors de la migration des données de la messagerie électronique Exchange, essayez d'abord d'utiliser les fonctions de migration d'Office 365 disponibles dans le Centre d’administration Exchange. Cet outil peut vous aider à migrer des données Exchange, quelle que soit votre version (à partir de 2003). Les approches et les options sont diversifiées, cliquez ici pour obtenir plus d'informations sur le site de Microsoft.
Si l'option précédente n'est pas pertinente, ou si vous utilisez un serveur de messagerie autre qu'Exchange, nous vous recommandons l'outil de migration tiers CodeTwo Office 365 Migration. Il est gratuit et fonctionne même avec Google Apps

Conseils et astuces : Documents et SharePoint

À l'heure actuelle, Microsoft ne propose pas d'outils officiels permettant de migrer le contenu de SharePoint sur site vers Office 365. Cependant, un article Technet plutôt approfondi et décrivant un processus manuel peut être consulté ici. Notez que cet article contient des références obsolètes à « Workspace », qui a aujourd'hui fait place à l'outil plus récent OneDrive Entreprise.

Pour migrer des documents depuis un système SharePoint traditionnel, des disques locaux ou un partage réseau, vous pouvez essayer les méthodes suivantes :

OneDrive Entreprise : Ouvrez votre dossier OneDrive Entreprise synchronisé localement et faites glisser des documents. Ils seront envoyés vers Office 365 où vous pourrez les réorganiser.

Vue depuis Explorateur Windows : Dans Office 365, chaque bibliothèque de documents peut être ouverte directement dans Explorateur Windows. Il vous suffit de faire normalement glisser les fichiers à migrer.

Ces approches peuvent vous aider à migrer des fichiers, mais ne seront d'aucune utilité pour les structures de sites SharePoint et ne prendront pas en compte les listes ou d'autres constructions SharePoint, telles que les types de contenu. Nous devons pour cela utiliser un outil tiers, dont voici quelques suggestions :

Pour migrer tout ce qui se trouve sur un portail SharePoint, Sharegate est un outil formidable. Cet outil n'est pas gratuit, mais il permet d'économiser un temps considérable. Il est également capable d'effectuer la migration depuis d'anciennes versions de SharePoint. Cliquez ici pour obtenir des conseils pratiques sur la migration vers Office 365.

Un autre outil très utile pour les migrations automatisées est Metalogix SharePoint Migration Toolkit. Il offre des fonctionnalités similaires à Sharegate. Il inclut également des fonctionnalités conviviales de création de rapports afin d'analyser l'utilisation du contenu et la santé de votre environnement SharePoint.

Conseils et astuces : Meilleure pratique

Comme dans tout projet de migration, l'utilisation d'un outil automatisé signifie souvent une chose : « telles entrées, telles sorties ». Autrement dit, si le système à migrer est en désordre, alors le contenu migré automatiquement ne sera pas meilleur.  Un outil comme Sharegate est formidable pour réduire la durée de migration d'un site SharePoint, mais si l'objectif de la migration vise à nettoyer le site, cet outil seul ne sera pas suffisant.

Il en est de même pour la migration de données d'utilisateurs, de texte enrichi ou d'e-mails. En vérité, la migration de contenu peut se révéler longue et difficile, et exige presque toujours une intervention humaine. Les conseils dont nous vous avons fait part tout au long de cet article vous aideront à configurer une nouvelle instance d'Office 365 remarquable, mais prévoyez de dédier un temps considérable au projet avant de commencer.

Dernier point

OL'un des plus gros problèmes auxquels vous devez faire face est d'inciter les utilisateurs professionnels à exploiter les possibilités offertes par SharePoint.  La transition vers Office 365 est par conséquent l'occasion idéale pour promouvoir l'adoption de SharePoint, en offrant à vos utilisateurs une expérience harmonieuse dans une vue unique. Les utilisateurs professionnels s'impliqueront en découvrant la facilité avec laquelle ils peuvent accéder, afficher, modifier et partager des documents. Découvrez comment harmon.ie peut contribuer efficacement à la réussite de votre migration Office 365. 

Magalie Jais
Sales Executive

Ram Tagher
Product Manager
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